Pakikipagtulungan sa Microsoft Office: Masakit ngunit hindi imposible

Ang Microsoft Office ay matagal nang naging gintong pamantayan para sa paglikha, pag-edit, at pag-format ng malubhang mga dokumento. Gayunpaman, ang Google Docs at iba pang mga kakumpitensiya na nakabatay sa Web ay nagwawakas sa Opisina sa pamamagitan ng madaliang magbahagi at mag-edit ng mga dokumento sa real time.

Ipasok ang mga bagong suite ng Office. Inilabas ang mas maaga sa taong ito, bumubuo sila ng nawawalang lupa sa pamamagitan ng pagpapaalam sa iyo sa iba pang mga tao sa pamamagitan ng isang timpla ng mga application ng desktop at browser. Ang mga tampok ay isang hakbang sa tamang direksyon, ngunit ang bagong pagkuha ng pakikipagtulungan ng Microsoft sa huli ay nabigo na maging kasing-dali ng dapat na ito.

Kung ikaw ay nag-iisip tungkol sa pagbili ng isang subscription sa Office 365 o pagbili ng Office 2013 desktop software-o

[Karagdagang pagbabasa: Ang pinakamahusay na serbisyo sa streaming ng TV]

Sinubukan ko ang pakikipagtulungan para sa Word, Excel, OneNote, at PowerPoint, parehong sa mga kasamahan sa isang account sa Office 365 Small Business Premium at sa mga tao sa labas ng aming kumpanya na hindi kahit na may Office 2013.

Pakikipagtulungan sa mga tagalabas

Upang magbahagi ng isang dokumento sa mga tumutulong, kailangan mo munang i-save ito online sa SkyDrive.

Sa pamamagitan ng paggamit ng cloud storage ng SkyDrive at ng Office Web Apps, hinahayaan ka ng bagong Office na magbahagi at may coauthor sa sinuman sa loob o labas ng iyong samahan.

Halimbawa, ang isang taga-gawa ng dokumento ay maaaring mag-imbita ng sinuman upang tingnan o i-edit ang isang dokumento sa Salita Web App. Pumunta sa menu ng File at i-click ang Ibahagi, na nagdudulot ng mga opsyon para sa pagkuha ng iba sa board. Talaga, lumikha ka ng isang pagbabahagi ng link at ipadala ito sa pamamagitan ng email o instant messaging, o maaari kang bumuo ng mga imbitasyon sa email sa mga contact sa Outlook na iyong itinalaga. Sa alinmang paraan, bago gumawa o ipadala ang link, dapat mong i-save ang dokumento sa SkyDrive.

Ibahagi ang trabaho sa Word, Excel, o PowerPoint sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang tao ng isang link na nagpapahintulot sa kanila na tingnan o i-edit ang dokumento. ang tatanggap ay nag-click sa link, binubuksan ng browser window ang file sa Word, Excel, OneNote, o PowerPoint Web App. Magkaroon ng kamalayan na kahit na nagpadala ka ng isang link na nagpapahintulot sa tatanggap na i-edit ang dokumento, nakikita ng tatanggap ang parehong mensahe ng pop-up na ang lahat ng apps ng Office ay bubuo kapag binubuksan mo ang anumang dokumento sa pamamagitan ng email o pag-download sa Internet, na babala na dahil ang Internet ay maaaring maging hindi ligtas, sa pamamagitan ng default maaari mo lamang basahin ang dokumento. Ang tatanggap ay dapat mag-click sa isang pindutan upang paganahin ang pag-edit-isang kakaibang hakbang, dahil lumikha ka ng isang link na partikular na nagbibigay-kapangyarihan sa kanya upang i-edit ang dokumento.

Ikaw at ang iyong itinalagang coauthors ay maaaring gumana sa dokumento sa parehong oras, na may isang ilang mga limitasyon. Sa Salita, halimbawa, hindi ka maaaring mag-edit ng parehong talata nang sabay-sabay sa iyo at sa iyong mga kasamahan. Kung susubukan mong gawin ito, makakakuha ka ng isang pop-up na mensahe sa epekto na iyon.

Kapag tinanggap mo ang isang imbitasyon sa coauthor isang dokumento, naglulunsad ito sa isang Web app sa mode na read-only, kahit na nag-edit ka pahintulot.

Sa itaas ng na, hindi mo talaga maaaring makita ang trabaho ng isang coauthor ay tapos na hanggang sa taong iyon ini-save ito. Maaari mong sabihin sa real time, sa kabutihang-palad, na may ibang gumagawa ng dokumento, habang ang app ay nagpa-pop up ng mga pangalan ng mga coauthors. (Bilang kahalili, i-click ang

File> Info para sa backstage view ng kasalukuyang nag-e-edit.) Kung ang ibang editor ay hindi naka-sign in sa isang Microsoft account, siya ay lilitaw bilang generic na 'Guest'. Hindi lilitaw ang awtomatikong pagbabago. Sa halip, inaabisuhan ka ng Word na magagamit ang mga update, at dapat mong i-save o mag-click sa mga pindutan ng pag-refresh upang makita ang isang gawa ng coauthor. Kapag ginawa mo ito, lumilitaw ang mga pagbabago na naka-highlight sa maputlang berdeng.

Ang Coauthoring ay gumagana nang maganda kahit na ang isang tao ay gumagamit ng Word Web App at ang iba ay gumagamit ng desktop app. Ang parehong may totoo para sa OneNote, kung saan ang mga pagbabago ay awtomatikong lumitaw, na naka-highlight din sa maputlang berde.

Ang Word, Excel, at PowerPoint 2013 para sa desktop hayaan mong ibahagi ang mga dokumento sa mga kasamahan sa trabaho sa pamamagitan ng pagbuo ng mga imbitasyon sa email na may alinman sa pagtingin o pag-edit ng pahintulot.

Hindi ka maaaring mag-edit sa Excel habang ang isang tao ay nagtatrabaho sa desktop Excel. Kung susubukan mo, makakakuha ka ng isang mensahe na nagsasabi na naka-lock ang spreadsheet. Ngunit maaari kang coauthor sa Excel Web App, na higit na limitado sa pag-andar. Ang mga pagbabago ay awtomatikong lumitaw lamang pagkatapos umalis ang isang may-akda ng isang cell, at dahil hindi ito naka-highlight hindi laging madaling sabihin kung ano ang binago ng isang may-akda.

Inirerekumenda ng Microsoft na ang PowerPoint coauthors ay mananatili sa alinman sa desktop o sa Web app, hindi pareho sa parehong oras. Kung ang isang tao ay gumagamit ng desktop na bersyon at ang iba ay nagtatrabaho sa browser, ang mga pagbabago ay maaaring hindi mai-save ng maayos. Bagaman hindi kailangang i-save ang mga pagbabago sa PowerPoint. Sa halip, lumilitaw ang mga ito matapos makumpleto ang isang editor na nagtatrabaho sa isang bagay, tulad ng isang imahe o kahon ng teksto.

Makipagtulungan sa mga kasamahan

Ipinapakita ng mga desktop ng Office 2013 na nagtatrabaho sa iyong dokumento, sa loob ng isang icon sa mas mababang kaliwa ng window.

Ang mga taong nagtatrabaho sa mga organisasyon na nag-sign up para sa isang plano sa negosyo ng Office 365 ay may mga tool sa pakikipagtulungan na hindi magagamit sa mga bersyon ng consumer. Sa iba pang mga bagay, ang Office 365 Small Business Premium at Office 365 Midsize Business ay nagbibigay ng host ng mga server ng SharePoint at Lync para sa pakikipagtulungan at pinagisang komunikasyon, ayon sa pagkakabanggit.

Ang proseso ng paglikha ng mga dokumento at pag-anyaya sa mga kasamahan sa trabaho na ibahagi ang mga ito bilang alinman sa mga manonood o editor ay mahalagang parehong dito bilang ito ay para sa mga mamimili. May isang likas na talino ang dapat mong malaman tungkol sa, gayunpaman. Bilang default, noong una mong tanggapin ang isang paanyayang i-edit ang isang dokumento, inilunsad ng Office 365 ang may-katuturang Web app, kahit na mayroon kang desktop na pag-install ng Office 2013. Upang mag-edit sa desktop Word, dapat mong i-click ang

Edit in Word

na pindutan sa loob ng Word Web App at hintayin ang programa na ilunsad, dagdag na hakbang sa oras. Upang panatilihin ang mga tab sa isang dokumento na inimbitahan mong ibahagi, i-click ang link na Sundin sa imbitasyon. Maaaring baguhin ng administrator ng Office 365 ang default na ito sa loob ng mga setting para sa nakabahaging site upang ilunsad ang mga dokumento sa desktop app. Masyadong masama na hindi ka maaaring mag-opt para sa alinman sa desktop o sa Web app bago lumipat ang alinman sa isa.

Gayundin, tandaan na habang maaari mong asahan ang dokumento na iyong na-edit upang lumitaw sa iyong SkyDrive Pro workspace awtomatikong, ito hindi ito ang kaso. Ang mga dokumento sa pamamagitan ng default ay nagpapakita lamang sa mga file ng SkyDrive ng kanilang tagalikha.

Mga sinusuportahang dokumento ay nagbibigay ng mga link sa mga dokumento na ibinahagi sa iyo ng iba. Ngunit hindi mo makita ang listahan ng mga sumusunod na mga doc mula sa default na screen ng SkyDrive Pro.

Upang muling bisitahin ang isang dokumento na nilikha ng isang katrabaho, kailangan mong i-click ang isang link sa dokumento. Ang isang paraan ay upang mahanap ang imbitasyon sa email na naglalaman ng link na iyon. Ang mas madaling ruta ay sundin ang nakabahaging file sa pamamagitan ng pag-click sa pagpipiliang

Sundin

sa orihinal na imbitasyon. Ang pagkilos na iyon ay naglalagay ng isang link sa dokumento sa Mga Sinusuportahang Dokumento sa kaliwang navigation bar ng iyong workspace ng SkyDrive Pro, sa ilalim ng My Documents. Kung nag-set up ka ng isang newsfeed sa iyong profile sa Office 365, aabisuhan ka tungkol sa mga pagbabago sa mga dokumento na sinusubaybayan mo. Ngunit kailangan mong i-click ang Mga Sinusuportahang Dokumento

upang makita ang mga file na ito. Ang Microsoft ay maaaring gumawa ng mga bagay na mas madali sa isang interface na nagpakita ng Mga sinusunod na Dokumento sa tabi ng mga dokumento ng gumagamit. Nakikipag-chat habang nakikipagtulungan Hindi malinaw kung paano gamitin ang instant messaging sa loob ng isang dokumento. Ang mga negosyo sa opisina ng Office 365 ay may kinalaman sa pakikipag-chat. Kapag naka-log in, maaari akong instant-message ng isang kasamahan mula sa Outlook Web App sa pamamagitan ng pag-click sa item ng Mga Tao sa tuktok ng home screen ng Office 365. Ngunit kung pagkatapos ay nag-click ako sa SkyDrive upang magtrabaho sa isang dokumento, sinabi ng isang window sa akin na tapusin ang sesyon ng IM, at hindi ko magamit ang Outlook Web App sa IM habang nagtatrabaho sa isang nakabahaging dokumento. Sinabi ng Microsoft na hindi ito ang dapat gawin.

Hinahayaan ka ng Lync na magpupulong at makipag-chat mula sa desktop.

Lumilitaw na may isa pang paraan sa IM sa Office 365: Kailangan mong ilunsad ang application ng Lync desktop na kasama sa Office 2013 desktop software, at mag-sign in sa iyong account mula sa sa loob ng Lync. Maaari mong pagkatapos mensahe mga kasamahan na coediting mga dokumento mula sa loob ng dokumento sa pamamagitan ng pag-click sa kanilang pangalan sa listahan ng mga aktibong editor.

O, hindi bababa sa, maaari mong sa teorya. Sa aming mga pagsubok, nakita namin na kung minsan ang icon ng IM ay kulay abo kahit na may Lync na nagpapakita ng ibang partido na naroroon. Malinaw, ang Microsoft ay may maraming mga gawain upang gawin upang gumawa ng chat walang hirap para sa mga tumutulong. Mahirap na maunawaan ang desisyon upang lumikha ng dalawang mga serbisyo ng chat na hindi sumasama sa isa't isa, at kailangang maglunsad ng isang hiwalay na application sa sandaling naka-log in ka sa serbisyo sa Web ay nakakainis. Ang mali-mali na pag-uugali ng Lync ay ang icing sa cake.

Bottom line sa pakikipagtulungan

Narito kung ano ang isang imbitasyon upang makipagtulungan mukhang sa Excel Web App. Mula dito, hindi ka maaaring coauthor sa isang tao gamit ang desktop Excel.

Maliwanag na nais ng Microsoft na bigyang kapangyarihan ang mga tao na makipagtulungan sa mga dokumento, ngunit ang mga bagong suite ng Office ay hindi gumagawa ng mga bagay na madali. Ang iba't ibang mga proseso para sa coauthoring sa core apps ay nakalilito. Sa Salita, lalo na, ang pakikipagtulungan ay pinabagal ng pangangailangan na ang lahat ng kasangkot ay dapat mag-save o mag-refresh ng mga dokumento upang makita ang mga pagbabago ng isa't isa. Ang pag-setup na ito ay kaiba-iba ng kaibahan sa Google-word processing na app, na nagpapakita ng mga pagbabago habang ang mga gumagamit ay nag-type ng mga ito.

Ang pagbabahagi ng dokumento sa mga kapaligiran ng negosyo ng Office 365 ay nangangailangan din ng hindi sinasadya, paggawa ng mahirap na makahanap ng isang nakabahaging dokumento na hindi mo nilikha. makipag-chat sa isang kasamahan habang binubuksan ang isang file. Mabuti na ang Microsoft ay kumukuha ng mga hakbang sa tamang direksyon, ngunit sa ngayon ang mga hakbang na ito sa sanggol ay pinakamainam. Kung ang coediting ay isang regular na bahagi ng iyong daloy ng trabaho, pinahihintulutan ng bagong Opisina iyon, ngunit umaangkop at nagsisimula. Alamin ang mga ito sa loob at labas upang maisagawa ang kanilang paligid, o isaalang-alang ang paggamit ng Google Apps for Business sa halip.