DocSend for Outlook - Mas mahusay na komunikasyon gamit ang mga dokumento

Madalas kaming magpadala ng maraming mga dokumento gamit ang Microsoft Outlook . Ngayon gawing mas epektibo ang iyong komunikasyon sa mga dokumento na may isang add-on para sa Outlook, ` DocSend `. Ang DocSend for Outlook ay gumagawa ng mga dokumento ng mas epektibo at mas makabuluhang channel para sa komunikasyon. Pagkatapos mong i-install ito, magagawa mong i-access ang iyong mga file at madaling lumikha ng mga link ng DocSend kapag kailangan mo ng karamihan, ibig sabihin kapag nagpapadala ka ng isang email. Gayunpaman, mayroong higit pa sa DocSend para sa Outlook kaysa sa pagpapadala lamang ng mga dokumento at mga attachment. Basahin ang tungkol sa tungkol sa bagong add-in na ito para sa Microsoft Outlook.

DocSend for Outlook

Magsimula tayo sa mga pangunahing kaalaman. Ang DocSend ay hindi isang bagong app; Nandito na ito para sa ilang oras ngayon. Gayunpaman, ang DocSend bilang isang add-in para sa Outlook ay isang bagong bagay. Ito ay orihinal na isang analytical tool para sa mga dokumento; lalo na para sa mga pinadala mo sa pamamagitan ng mga email. Madalas nating magtataka kapag nagpadala tayo ng isang dokumento sa pamamagitan ng email; kung ang tao ay nakakita ng dokumento o hindi. Bukod sa; para sa kumpidensyal na mga dokumento na mag-aalala kami kung ang pinadalhan ng dokumento ay patuloy na naipasa ito. Sa tulong ng DocSend maaari mong malaman kung ano ang mangyayari sa iyong dokumento. Mula sa pag-alam kung kailan binuksan ito ng tao, ilang beses, kung ito ay na-download o hindi at kung ito ay ipinasa sa isang tao; maaari mong panatilihin ang isang track ng lahat ng bagay gamit ang DocSend.

Ngayon, ang tool na ito ay magagamit para sa Outlook Mail. Ang DocSend for Outlook ay ginagawa ang parehong trabaho kapag ginamit bilang isang add-in para sa Outlook Mail. Ini-link ng iyong account ng DocSend sa Outlook Mail upang gawing mas madali ang dokumentong komunikasyon.

Upang makakuha ng DocSend para sa Outlook, ang lahat ng iyong ginagawa ay bisitahin ang home page nito upang i-download ito nang libre. Ito ay isang web-app, na nagbubukas sa iyong browser. Lamang mag-sign up gamit ang tool.

Maaari mo na ngayong i-link ang mga dokumento mula sa iyong PC, Box, Dropbox, Google Drive at OneDrive sa DocSend para sa Outlook.

Sa loob ng DocSend para sa Outlook

Ngayon, kaunti pa tungkol sa Tool ng DocSend. Sa sandaling naka-log in ka sa DocSend, maaari mong makita ang sumusunod na dashboard.

Ang kaliwang bahagi ng tool ng DocSend ay binubuo ng mga tab ng Dashboard, Mga Dokumento, Kasalukuyan, Mga Contact, Koponan at Mga Add-in. tool sa pagbabahagi ng dokumento. Lumilikha ng mga link para sa bawat dokumento na iyong ibinabahagi sa iyong mga contact. Maaari ka ring lumikha ng iba`t ibang mga link para sa isang dokumento upang masubaybayan ang iyong dokumento. Sa tuwing ang iyong tatanggap ay nag-click sa link, makakakuha ka ng mga istatistika tungkol sa dokumento. Halimbawa, ang

Bisitahin ang Mga Stats ay ipinapakita sa sumusunod na larawan: Paano gamitin ang DocSend for Outlook

Dahil naintindihan namin kung paano gumagana ang DocSend, ngayon tingnan natin kung paano gumagana ang DocSend para sa Outlook Mail.

Kapag nag-sign up ka sa DocSend, maaari mong makita ang add-in sa iyong Outlook Mail. Mag-click sa Bagong mail, at tingnan ang kanang bahagi sa ilalim ng bagong binuksan na window ng mail. Hanapin ang sumusunod na icon sa asul.

Kapag nag-click ka sa logo na ito, bubuksan ang window ng DocSend sa kanang bahagi ng email. Tulad ng makikita mo sa sumusunod na larawan, mayroong iba`t ibang mga tab / function na kasama sa ilalim ng DocSend para sa Outlook.

Maaari mong makita ang mga dokumento na naroroon sa DocSend sa ilalim ng `My Documents`. Sa larawan sa itaas, isinama ko lamang ang 3 mga dokumento. Gayunpaman, kung mahaba ang listahan, maaari mong hanapin ang nais na dokumento sa window ng Paghahanap. Maaari ka ring mag-upload ng isang dokumento pagkatapos at doon gamit ang DocSend para sa Outlook kung ang nais na dokumento ay wala sa iyong listahan.

Kapag pinili mo ang nais na dokumento na gusto mong ipadala sa iyong kasamahan o kaibigan, maaari mong simulan ang pagtatakda ng mga katangian nito. Kapag pinili mo ang isang dokumento para sa pagpapadala sa pamamagitan ng email, maaari mong makita ang sumusunod na window sa DocSend para sa Outlook.

Tulad ng nakikita mo sa imahe sa itaas, para sa bawat napiling dokumento maaari mong,

Pahintulutan (o huwag payagan) ang anonymous na pagtingin

• Payagan (o huwag payagan) ang pag-download
• Itakda (o hindi nakatakda) petsa ng pag-expire
• Ang 4 na tab ay may mga On at Off na mga pindutan sa kanan. Sa ganitong paraan, maaari kang magpasya (at kontrolin) kung ano ang maaaring gawin ng tagatanggap sa dokumento. Halimbawa, kung pinili mo ang `I-off` para sa `Payagan ang Pag-download`, tatanggap lamang ng tatanggap ang dokumento, ngunit hindi maaaring i-download ito sa kanyang PC. Sa katulad na paraan, maaari mo ring itakda ang petsa ng pag-expire para sa dokumento, sa pamamagitan ng paggawa ng pagpipiliang `Itakda ang petsa ng pag-expire` `sa`.
• Kung gayon, hinahayaan ka ng DocSend for Outlook na piliin kung kailan maaaring makita ng tatanggap ang dokumento sa kanyang mailbox. Matapos ang expiration date (at oras), ang tatanggap ay hindi makakakita ng dokumento sa lahat. Ang tampok na ito ay kapaki-pakinabang para sa mga dokumento na may limitadong buhay, tulad ng araw-araw na mga ulat o stats.

Kung ang iyong dokumento ay hindi protektado ng password, huwag mag-alala! Maaari ka na ngayong magtakda ng isang password gamit ang DocSend para sa Outlook. I-click lamang ang pindutan ng On / Off sa harap ng `Protektahan ang passcode` at maaari mong ipasok ang password pagkatapos at doon.

Sa wakas, sa sandaling napili mo ang lahat ng mga pagpipilian at itakda ang mga katangian para sa ipinadala na dokumento, maaari mo na ngayong magsingit ng isang link para sa dokumento. Ito ay walang anuman kundi ang DocSend for Outlook ay lumilikha ng isang natatanging link para sa dokumento na iyong ipapadala. Ilalagay ito sa katawan ng email.

Makikita ng tatanggap ang link na ito sa natanggap na email, sa halip ng dokumento mismo. Kapag ang tatanggap ay nag-click sa link, bubukas ito sa browser. Mula doon, ang tatanggap ay maaaring tingnan, i-download o i-print ang dokumento, depende sa kung anong access ang ibinigay sa iyong tatanggap. Tinitingnan ng window ang mga sumusunod:

Bukod sa mga regular na pagkilos, nag-aalok ang DocSend for Outlook ng isa pang kawili-wiling tampok. Ang tagatanggap ay maaaring magkomento o magtanong batay sa dokumento sa pamamagitan ng DocSend for Outlook.

Konklusyon

Sa tingin namin na ang DocSend for Outlook ay isang mahusay na tool para sa pamamahala ng mga dokumento. Karamihan sa mga abala na may kaugnayan sa mga dokumento, tulad ng pagpapadala sa kanila, pagprotekta sa mga ito gamit ang mga password at pamamahala ng listahan ng mga tatanggap ay maaaring talakayin ng mabuti sa DocSend para sa Outlook. Maaari mong basahin ang blog sa DocSend para sa Outlook sa DocSend Blog.

Ipaalam sa amin ang iyong pagkuha sa tool na ito.