Ang kumpletong gabay sa pag-archive ng mga email sa 2010

Karamihan sa amin na gumagamit ng mga tanyag na serbisyo sa email na batay sa web tulad ng Gmail at Outlook.com ay malamang na hindi nag-aalala tungkol sa pag-archive, isinasaalang-alang na mayroon kaming mga pag-iimbak ng ulap sa aming pagtatapon. Gayunpaman, kung nagtatrabaho ka sa isang samahan, o mayroon kang isang email na pang-edukasyon na kung saan mayroon ka lamang limitadong puwang ng server upang maiimbak ang mga email, kinakailangan upang mai-archive ang mga ito paminsan-minsan.

Kaya ngayon ay sasabihin namin sa iyo ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa pag-archive ng mga email sa email sa email sa Outlook 2010, na madaling maipatupad sa iba pang mga bersyon.

Kaya magsimula tayo sa paglikha ng isang archive ng email sa Outlook 2010.

Paglikha ng isang Archive File

Ang unang bagay na kailangan mong gawin ay lumikha ng isang bagong archive file na mag-iimbak ng lahat ng mga email nang lokal sa iyong computer. Upang lumikha nito, mag-click sa menu ng File sa Outlook 2010 at piliin ang pagpipilian na Mga tool sa Paglilinis. Huwag mag-alala, hindi namin tatanggalin ang alinman sa iyong mga email.

Sa Mga tool sa Paglilinis, makakakita ka ng isang opsyon na tinatawag na Archive. Mag-click dito upang buksan ang window ng archive. Sa window, piliin ang mga folder na nais mong i-archive. Maaari mo ring piliin ang buong inbox kung nais mo. Upang maisama ang mga dating emails nang tama sa oras ng paglikha ng archive, piliin ang kaukulang saklaw ng petsa.

Sa wakas, bigyan ang lokasyon na nais mong i-archive ang mga file na at mag-click sa pindutan ng OK. Maaari mo ring piliin ang iyong ibinahaging drive kung ito ay nai-mapa sa iyong computer. Gumagawa ang Outlook ng isang PST file upang mai-save ang lahat ng mga email bilang archive sa iyong system.

Kapag nilikha ang archive, makakakita ka ng seksyon ng Archive sa ibaba ng mga folder ng mailbox sa kaliwang pane. Ang unang pag-archive ay maaaring tumagal ng ilang oras depende sa bilang ng mga email na iyong isinama sa archive.

Ang mga naka-archive na email ay magkakaroon ng parehong istraktura tulad ng iyong online mailbox, kasama ang lahat ng mga folder at sub folder. Kung napili mo lamang ang mga tiyak na folder para sa pag-archive, awtomatikong isasama nito ang lahat ng mga subfolder.

Paglipat ng mga Email sa Archive

Maaari mong ilipat ang isang email sa archive sa pamamagitan lamang ng pag-drop nito sa seksyon ng archive sa left-side bar. Upang maramihang ilipat ang mga email, piliin ang mga nais mong ilipat at mag-click sa kanila upang buksan ang menu ng konteksto. Dito, piliin ang mga folder ng Archive sa ilalim ng seksyon ng folder at mag-click sa OK upang ilipat ang mga email.

Maaari ka ring lumikha ng mga setting ng auto-archive para sa mga email. Kung nais mong lumikha ng auto-archive para lamang sa isang tiyak na folder sa iyong mailbox, mag-right click sa folder at piliin ang Mga Properties.

Dito mag-navigate sa AutoArchive at piliin ang mga setting na nababagay sa iyo. Upang maipatupad ang patakaran ng auto-archive sa iyong buong mailbox, buksan ang Opsyon ng Outlook mula sa menu at piliin ang mga setting ng Advanced.

Mag-click dito sa Mga Setting ng AutoArchive at lumikha ng mga patakaran para sa awtomatikong pag-archive ng mga email sa iyong mailbox.

Paglipat ng isang Archive File

Minsan kailangan mong lumipat mula sa isang computer patungo sa isa pa (pag-upgrade mula sa isang matanda) o maaaring maubos ang puwang sa ibinahaging drive ng organisasyon. Sa mga sitwasyong ito, kakailanganin mong ilipat ang iyong mga file sa archive at mai-link muli ito sa Outlook. Kaya tingnan natin kung paano ito magagawa.

De-link at Ilipat ang Archive File

Bago mo ilipat ang archive file kailangan naming alisin ang link mula sa Outlook. Upang gawin ito, buksan ang menu ng File at piliin ang pagpipilian sa Mga Setting ng Account.

Sa mga setting ng Account, mag-navigate sa seksyon ng Data file at makikita mo ang archive file na pinapanatili mo sa kasalukuyang sistema.

Ang kailangan mo lang gawin ngayon ay piliin ang archive file at mag-click sa pindutang Alisin. Huwag mag-alala, hindi mo tatanggalin ang archive file, ngunit tatanggalin mo lamang ang link nito sa loob ng Outlook.

Ngayon ilipat ang file sa bagong lokasyon gamit ang alinman sa mga drive drive na mayroon ka sa iyong pagtatapon.

Pag-link ng Archive File

Upang mai-link ang archive file sa Outlook, buksan muli ang seksyon ng Data File mula sa mga setting ng account sa Outlook at mag-click sa Add button. Ngayon i-import ang PST file ng archive na iyong nai-back up at buksan ang mga email mula sa seksyon ng archive.

Pag-compact ng Archive File

Kung nagse-save ka ng archive file sa iyong lokal na hard disk, marahil hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa laki ng archive file, ngunit kung ito ay ibinahagi na drive sa isang samahan o isang account sa ulap kung saan mayroon kang isang limitadong puwang sa imbakan, ang pag-compact ng archive file upang mai-save ang imbakan ay ang masinop na bagay na dapat gawin.

Upang siksikin ang laki ng archive, mag-click sa kanan sa seksyon ng Archive sa kanang pane at piliin ang Mga Katangian ng Data File. Mag-click dito sa pindutan ng Advanced upang buksan ang file ng data ng Outlook. Ngayon ang kailangan mo lang gawin ay i-click ang pindutan ng Compact ngayon upang mabawasan ang laki ng file ng archive.

Konklusyon

Kaya't napag-alaman nito ang lahat na kailangang malaman tungkol sa pag-archive ng mga email sa Outlook 2010 at sigurado ako na maaari mo ring gamitin ang mga hakbang na ito sa Outlook 2013. Kung mayroon kang karagdagang mga pagdududa tungkol sa pag-archive ng mga email, mag-drop lamang ng isang puna at matutuwa kaming tulungan ka.