Paano Gumawa at Ibahagi ang mga Database sa Web

Kung bahagi ka ng isang negosyo, sa lalong madaling panahon gusto mong makipagtulungan sa isang database kasama ang isang kasamahan o customer. Sa nakaraan, ang pinakamadaling paraan upang magbahagi ng isang maliit na database ay upang lumikha ng isang spreadsheet at i-email ito sa iyong mga tagatulong. Habang hindi ito ang pinakamahusay na paraan, natapos ang mas sopistikadong kumpetisyon dahil sa maraming mga kadahilanan:

Una, ang database ay nakakaintriga para sa ilang mga tao upang maunawaan, at ang mga spreadsheet ay mas malinaw. Ang isang spreadsheet ay kadalasang nilalaman sa isang iisang screen, kaya madali para sa isang tao na malaman ang lohika nito, at ang parilya ng mga hilera at mga hanay ay mas madali kaysa sa tipikal na pamanggit na database na may isang serye ng mga talahanayan. Ang mga talahanayan ay higit pa sa maraming tao - lalo na ang mga walang maraming pormal na pagsasanay sa IT - nais na pakikitungo. Pangalawa, ang mga tool sa pakikipagtulungan sa database ay mahihirap na matutunan at gamitin. ang mga tao ay gumagamit pa rin ng Lotus Notes para sa email at hindi marami pang iba. At dahil ang karamihan sa amin ay komportable sa email, ginagamit ito bilang ang sistema ng transportasyon ay hindi lahat na pagbubuwis. Ikatlo, ang pagtatayo ng mga tamang uri ng mga collaborative application ay nangangailangan ng ilang kakayahan at pag-unawa sa kung paano at kung anong uri ng data ang ibinabahagi.

Gaano karaming mga tao ang magiging pagdadagdag / pagbabago ng mga tala sa iyong database? Ilang nais lang gawin ang mga query at mga ulat? At kung paano mo pinipigilan ang magkasalungat na kasabay na mga pag-update? [Karagdagang pagbabasa: Ang pinakamahusay na serbisyo sa streaming ng TV]

Kaya ano ang iyong mga pagpipilian, kung ayaw mong mag-email ng mga spreadsheet sa paligid? Mayroon kang dalawang pangunahing pamamaraan. Una ay ang paggamit ng isa sa maraming mga programa sa database na may katalinuhan sa Internet.

Ang Alpha Five ay may ilang magagamit na mga tool sa Web at ang karaniwang edisyon ay $ 200, o maaari mong bilhin ang bersyon ng Filemaker Server para sa $ 1000. Para sa parehong mga produkto, kakailanganin mong gamitin ang isang naka-host na Windows o Mac machine sa iyong Internet provider o iba pa ay may ilang iba pang mga paraan ng pagkonekta sa makina na pinapatakbo mo ang iyong database sa sa Internet. (Ang PointInSpace ay isang tagapagbigay ng serbisyo na nag-aalok ng isang Filemaker Pro hosting account para sa $ 40 sa isang buwan, at nag-aalok ng ZebraHost ang Alpha Five na nagsisimula sa $ 30 sa isang buwan. Narito ang isang link sa isang serye ng mga video tutorial kung paano ito gawin sa Alpha Five. ay magkakaroon din upang malaman ang kanilang programming language at maging komportable sa kung paano sila gumawa ng mga ulat. Ang pamamaraang ito ay ang kalamangan na nagpapatakbo ka ng isang tunay na programa ng database at may pinakamaraming kakayahang umangkop. Ngunit mayroon itong mataas na gastos sa pagpasok sa mga tuntunin ng mga kasanayan at maaaring higit pa kaysa sa nais mong pakikitungo. Narito ang isang halimbawa ng isa sa mga screen na nagpapakita sa iyo ng uri ng programming na kailangan mong maunawaan para sa Alpha Five: Kung ang mga kasanayan na kinakailangan sa alinman sa mga ito ay nakakatakot, malamang na magtapos ka sa pangalawang paraan, na ay ang paggamit ng isa sa mga kompanya ng Web serbisyo na nakatuon sa pagbabahagi ng mga spreadsheet at hugis ng mga talaan ng data. Habang pinapayagan ng Google Docs ang mga tao na makipagtulungan sa antas ng file, ang talagang gusto natin ay isang bagay na mas sopistikadong at makakaalam ng mga indibidwal na talaan. Mayroong hindi bababa sa apat na mga serbisyo na natagpuan ko na gawin ito: • TrackVia, $ 10 sa isang buwan bawat user

• DabbleDB, $ 8 sa bawat buwan sa bawat gumagamit

• QuickBase ng Intuit $ 250 sa isang buwan para sa 10 mga gumagamit

• Blist.com, $ 10 bawat buwan bawat user plus $ 30 bawat buwan para sa isang admin account

Sa lahat ng mga ito, maaari kang lumikha ng isang account at i-upload ang iyong spreadsheet sa mga limang minuto. Kung ang iyong unang linya sa spreadsheet ay naglalaman ng iyong mga pangalan ng patlang, tapos ka na lang. Madali mong mai-uri-uriin ang anumang haligi nang mabilis sa pamamagitan ng pag-click sa mga icon ng arrow. Maaari mong mabilis na mahanap ang mga dobleng talaan, lumikha ng template ng mail merge at mga form para sa iyong Web site, lahat ay may ilang mga pag-click ng mouse.

Ang mga custom na ulat ay simple, at higit pa, maaari itong maipamahagi sa pamamagitan ng email sa iyong mga tagatulong sa isang iskedyul ng hanay. Ang pagdaragdag ng iba't ibang mga tagatulong na may iba't ibang mga discrete na pahintulot ay napaka-tapat, at sa mga 30 minuto maaari kang magkaroon ng pag-setup ng proyekto at nagtatrabaho sa iyong koponan. Ang mabuting balita ay hindi mo kailangang maging isang programmer, o kahit na kumilos tulad ng isa. Hindi mo kailangang magbayad para sa mga hosting fee (na kasama bilang bahagi ng serbisyo), at ang kailangan mo ay ang iyong Web browser upang ma-access ang iyong data.

Upang makakuha ng pakiramdam para sa kung ano ang kasangkot, ang lahat ng apat na serbisyo payagan ka magsimula sa mga libreng account. Sa kaso ng TrackVia, mayroon kang 14 na araw bago mo ibigay sa kanila ang iyong credit card, at sa kaso ng dabbleDB, maaari mong gamitin ang libreng account magpakailanman, kung hindi mo naisip na ang iyong data ay magiging sa pampublikong pagtingin. Sa blist, maaari mong gamitin ang kanilang account ng grado ng consumer nang libre magpakailanman, ngunit nililimitahan ka sa mga database na mas maliit sa 100 MB. Binibigyan ka ng QuickBase ng isang 30-araw na libreng pagsubok at ang kakayahang magbahagi ng hanggang 10 katao, kaya kung naghahanap ka ng isang bagay upang suportahan ang ilang mga tumutulong na magiging masyadong magastos.

Ang bawat isa sa apat na mga serbisyo ay naiiba sa mga tuntunin kung paano sila makakapag-import ng data sa iyong database, kung anong mga uri ng mga ulat ang magagamit, at kung gaano karaming mga iba't ibang mga database at imbakan ang pinapayagan sa bawat account. Iyon ang dahilan kung bakit ito ay pinakamahusay na subukan ang bawat out at makita kung ano ang pinaka-akalain para sa iyong estilo ng trabaho at dapat-magkaroon ng mga tampok, at kung gaano kalayo maaari mong talagang makakuha ng walang alam ang anumang tunay na HTML.

Tingnan natin kung paano mo i-import ang iyong data sa TrackVia bilang isang halimbawa. Kapag lumikha ka ng isang bagong database, ikaw ay bibigyan ng tatlong mga pagpipilian tulad ng nakikita mo mula sa screen sa ibaba:

Maaari kang mag-upload ng isang spreadsheet, at kung gagawin mo mag-click ka sa link na "tingnan ang mga tip" at makikita mo ang isang listahan ng caveats at tagubilin kung paano gawin ito. Kung mayroon kang iyong data sa isang file na CSV, kailangan mo munang i-import ito sa Excel bago makuha ang data sa TrackVia. Ang ilan sa iba pang mga serbisyo ay nagbibigay-daan sa iyo upang mag-import ng CSV nang direkta, o i-cut at i-paste ang data mula sa iyong desktop o isang Web site. Mayroon ka ring opsyon na magsimula sa isang sample na template ng database, at nag-aalok ng TrackVia ng higit sa isang dosenang iba't ibang mga. Sabihin nating piliin mo ang template ng Mga Contact. Pagkatapos ay maaari mong idagdag ang bawat rekord ng contact nang isa-isa gamit ang isang karaniwang form sa Web, o gamitin ang tool na I-import at dalhin sa spreadsheet na iyon.

Ang TrackVia ay mayroon ding isang kagiliw-giliw na pagpipilian upang subaybayan ang isang espesyal na email inbox na mangongolekta ng mga bagong database record at i-post ang impormasyon nang awtomatiko. Kung pupunta ka sa tool ng Pagkolekta ng Email, makikita mo ang isang serye ng mga screen, kabilang ang isa sa ibaba na magagamit mo upang itakda ang tampok na ito. Maaari kang magkaroon ng iyong mga e-mail na lumikha ng mga bagong tala, o i-update ang mga umiiral na talaan.

Good luck sa pagbabahagi ng iyong mga database at spreadsheet!