Bakit IT Dapat Simulan ang Pagkahagis ng Data Malayo

Maaari itong maging isang bangungot sa imbakan: Dahil sa pagpapalawak ng mga kinakailangan sa regulasyon at ang pangunahing papel na ginagampanan ng mga electronic record sa mga lawsuits, ang ilang mga negosyo ay nagse-save ng bawat bit ng data na mayroon sila, upang maging ligtas. Bilang isang sukatan ng demand na imbakan, sinabi ng IDC na ang kabuuang halaga ng disk storage na naipadala noong nakaraang taon ay lumago 40.5 porsiyento mula 2007.

Sigurado, ang storage media ay nakakakuha ng mas mura. Ang halaga ng isang gigabyte ng imbakan ng disk ay bumagsak ng higit sa 27 porsiyento mula 2007 hanggang 2008, ayon sa IDC. Ngunit sa mabilisang paglaki ng mga kinakailangan sa pag-imbak ng mga average na negosyo, ang pagpapanatiling lahat ng ito ay maaaring lumikha ng mga pangmatagalang hamon sa pamamahala at humantong sa mga pananakit ng ulo kapag may kailangang makita. Sinasabi ng mga manunuri, mga abogado, at mga tagapagtustos na ang mga negosyo ay mas mahusay na mapupuksa ang ilang data - ngunit ginagawa ito nang matalino. Para sa mga kagawaran ng IT, nangangahulugan ito ng pagpaplano, maingat na isinasagawa, at hindi ito nag-iisa.

"Mas maraming kumpanya ang sensitibo sa katotohanang hindi natin maitatabi ang imbakan sa isyu," sabi ng analyst ng IDC na si Rick Villars. Ang pagpapaalam sa mabilisang lumalagong mga tindahan ng data ay hindi napapanatiling taon-taon, sabi niya. Ang mga kumpanya na nag-iimbak ng lahat ng bagay ay kadalasang yaong hindi sigurado kung ano ang kailangang mai-save o matanggal, siya ay nagdadagdag - isang palatandaan na sila ay nagtatakda ng kanilang sarili para sa problema.

[Karagdagang pagbabasa: Pinakamahusay NAS na mga kahon para sa media streaming at backup]

Sa itaas ng presyo ng mga disk, mga tape, mga network at pamamahala, ang pag-piling ng masyadong maraming data ay maaaring bumalik upang magsilbing isang kumpanya sa kaso ng isang kaso. Maaaring nagkakahalaga ng $ 1 milyon upang mahanap at itala ang data na hiniling sa "e-discovery," ang proseso ng pagkolekta ng elektronikong datos bilang katibayan, sabi ni Andrew Cohen, vice president ng e-discovery at pagsunod sa EMC.

Those who have pinag-aralan ang problemang ito na inirerekomenda ang iba't ibang mga hakbang upang matiyak na ang isang kumpanya ay hindi nagse-save ng masyadong maraming o mapanganib ang sarili sa pamamagitan ng hindi wastong pagtanggal ng impormasyon.

Ang problema sa pag-imbak ng data Ang bawat organisasyon ay kailangang mag-save ng impormasyon para sa sarili nitong mga layunin, tulad ng institutional memory, paghahanap ng transaksyon at pagtatasa, at iba pa. Dagdag pa, ang mga regulasyon gaya ng Act Sarbanes-Oxley Act at Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ay nangangailangan ng mga negosyo upang i-save ang ilang mga uri ng nilalaman para sa isang itinakdang panahon. At higit sa gayong mga regulasyon ang nasa mga gawa, ang tala ng analyst ng Enterprise Strategy Group na si Brian Babineau. "Kung ikaw ay nasa negosyo, ikaw ay magiging regulated sa anumang paraan," sabi niya.

Ngunit ang pag-iimbak ng impormasyon ay nagtatakda sa iyo para sa isang panganib: Ang mga kahilingan ng pagtuklas ng E-sa mga lawsuits ay naglalantad ng data ng kumpanya at pamamahala ng data upang isara ang masusing pagsusuri. Kung mas maraming nag-iimbak kayo, mas maaari nilang hilingin, pagtaas ng mga posibilidad ng nakakapinsalang mga natuklasan. Ngunit kung ang iyong mga impormasyong imbakan at mga patakaran sa pagtanggal ay hindi mahigpit at pare-pareho, maaari mong mawala ang benepisyo ng pagdududa sa korte kung bakit hindi available ang ilang impormasyon.

Sa ilang mga kaso, ang mga regulasyon ay nagsasabi sa iyo kung ano ang dapat mong gawin, ngunit kadalasan Sinasabi nila sa iyo ang minimum na dapat mong gawin o, sa kaso ng Mga Pederal na Batas para sa Pamamaraang Sibil, magbigay ng mga alituntunin kung paano gumawa ng mga desisyon sa imbakan ngunit hindi magreseta sa kanila.

Ang ilang mga kumpanya na kailangang sumunod sa mga regulasyon ng datos para sa maraming taon may mga kagawaran na nagpakadalubhasa sa pamamahala ng mga rekord, na nagsimula sa mga isinampa na mga piraso ng papel. Dahil ang mga batas ay madalas na kumplikado at nag-iiba sa pagitan ng mga bansa, ang mga eksperto na ito ay kadalasang mayroong manu-manong manual ng mga kinakailangan para sa iba't ibang uri ng data, na hindi madaling maisalin sa isang hanay ng mga pamamaraan ng departamento ng IT.

Magsimula sa pagtatasa ng imbakan, hindi ang teknolohiya o mga pamamaraan ng imbakan Ang unang hakbang ay upang matukoy kung anong data ang dapat itago, kung ano ang ibig sabihin ng pagpapanatili nito. Maaaring maglaro ang IT ng mahalagang papel dito, gamit ang data analysis software, sabi ni Babineau. Ang mga kumpanya tulad ng Exterro, Vivisimo, Autonomy, at Digital Reef ay nagbebenta ng software na tumutulong na makilala kung anong data ang mayroon ang isang kumpanya at kung paano karaniwang ginagamit ng mga empleyado nito ang data na iyon. Makatutulong ang impormasyong iyon sa pagpapasya kung ano ang dapat kolektahin at panatilihin, kapwa para sa mga layuning legal at korporasyon.

Ang mga kagawaran ng IT ay maaaring at dapat pinuhin ang kanilang mga patakaran sa pagpapanatili upang i-minimize kung magkano ang mayroon sila sa tindahan, sabi ni Forrester Research analyst na si Andrew Reichman. Halimbawa, posible na i-segment ang populasyon ng gumagamit sa mga kategorya tulad ng mga ehekutibo, mga empleyado sa back-office, at mga taong nakikitungo sa intelektwal na pagmamay-ari ng kumpanya, at ituring ang kanilang e-mail nang iba. Ngunit dapat itong gawin sa pamamagitan ng isang tumpak, pare-pareho na patakaran upang maging legal na maipagtatanggol, sabi niya.

"Kung mas maaari mong paghiwalayin ang maliit na piraso ng data na talagang sensitibo mula sa natitirang bahagi ng data na hindi sensitibo, ang mga gastos ay magiging mas mababa, "sabi ni Reichman.

Ngunit sa huli, ang teknolohiya ay hindi maaaring magsulat ng mga patakaran para sa iyo. "Dapat magkaroon ng pulong ng mga isip sa pagitan ng IT at ng mga opisyal ng pagsunod," sabi ni Babineau.

Mahirap ang prosesong ito dahil ang dalawang grupo ay mahalagang magsalita ng iba't ibang wika. Ang mga tagapamahala ng IT ay may posibilidad na tumingin sa isang bit ng data batay sa kung anong application o kagawaran na iniuugnay nito, habang ang mga manager ng rekord ay maaaring mag-isip tungkol dito sa mga tuntunin ng intelektwal na ari-arian o iba pang mga konsepto. Ang pagkuha ng mga ito upang gumana nang magkasama ay isang hamon ng organisasyon na ang ilan ay nalutas sa pamamagitan ng pagsasama ng mga grupo, samantalang ang iba pang mga kumpanya ay may mga eksperto sa talaan ay nagpapayo lamang sa IT team, ang Villar ng IDC ay nagsasabing

Backup at archive ay hindi dapat malito ang mga koponan ay magkakasama sa mga patakaran sa paggawa, magandang ideya na paghiwalayin ang backup mula sa pag-archive, sabi ng Babineau ng ESG. Ang layunin ng backup ay upang makagawa ng isang kopya ng lahat, kaya ang negosyo ay maaaring bumalik sa kanyang mga paa pagkatapos ng isang hindi inaasahang pagkawala ng data. "Sa paanuman kami ay nag-morphed na sa 'Ito ay isang mahusay na paraan upang i-save ang data,'" sabi niya.

Ang isang backup na sistema ay walang mga butil na kontrol na kinakailangan upang i-save ang ilang mga uri ng impormasyon para sa isang maikling panahon at iba pa para sa mas mahaba, sabi niya. Halimbawa, kung ang isang tiyak na rekord ng negosyo ay kailangang i-save sa loob ng pitong taon, ang maling lugar na iligtas ay nasa isang backup tape na may 55,000 iba pang mga file.

"Kung nais mong i-save ang rekord ng negosyo sa loob ng pitong taon, mayroon kang upang i-save ang 55,000 mga file para sa pitong taon pati na rin, "sabi ni Babineau. At ang paggamit ng mga hiwalay na proseso ng pag-backup para sa mga uri ng data na may iba't ibang mga kinakailangan sa pagpapanatili ay magastos at kumplikado, idinagdag niya.

Ang pag-archive ay dapat gamitin lamang upang piliing panatilihin ang impormasyon para sa mga tiyak na tagal ng panahon. Hiwalay mula sa backup at tapos na sa mga espesyal na tool, ang proseso ay tumatakbo nang mas maayos at pinipigilan ang pag-save ng labis o napakaliit na impormasyon, sabi ni Babineau. Nagbibigay ang IBM, Symantec, at iba pa ng hiwalay na mga application na pag-aralan ang data para sa backup at pag-archive batay sa mga patakaran, at CommVault ay nag-aalok ng isang solong tool na maaaring paghiwalayin ang mga kandidato para sa backup at pag-archive.

The addressing the e-discovery challenge Ang pag-asam ng e-discovery ay maaaring magpakita ng mas mahirap na problema upang malutas. Ang pagtuklas ng E-ay nagsasangkot ng isang partido sa isang kaso na naghahanap ng mga electronic na talaan mula sa iba pang tungkol sa anumang bilang ng mga bagay na pinaniniwalaan nito na may kaugnayan sa kaso. Kadalasan ang pinakamalaking bahagi ng isang kahilingan sa pagtuklas ng e-mail ay ang e-mail na kinasasangkutan ng mga empleyado na maaaring konektado sa kaso, ngunit maaaring hilingin din ng kahilingan ang mga dokumento sa pagproseso ng salita, source code, o iba pang mga uri ng data, sabi ni Wendy Curtis, espesyal na tagapayo para sa e-discovery sa Orrick Harrington & Sutcliffe. Sa sandaling ang isang kumpanya ay maaaring makatuwirang inaasahan na ito ay sued, ito ay may obligasyon na humawak sa anumang mga talaan na may kinalaman sa mga tao o mga proyekto na may kaugnayan sa mga paratang ng suit. Iyon ay nangangahulugan na ang lahat ng paglilinis ng data ay kailangang huminto, kahit na ito ay regular at awtomatiko, sabi ni Curtis.

Bakit? Dahil kung ang nagsasakdal ay naghahanap ng ilang impormasyon sa pamamagitan ng e-discovery at natututo na ito ay nalinis matapos ang petsa na hindi dapat na iyon, na maaaring humantong sa mga komplikasyon na hindi na kailangang dagdagan ang gastos ng paglilitis o kahit na saktan ang kaso ng kumpanya, sabi ni Curtis.

Ang takot sa ganitong uri ng sitwasyon ay kung ano ang nagtutulak sa ilang mga organisasyon na i-save ang lahat ng kanilang data. Ngunit iyan ay hindi isang magandang ideya, sabi ni Curtis at iba pa. Kung ang lahat ng bagay ay nai-save, ang paghahanap ng mga may-katuturang mga piraso ay nagiging mas mahirap at mas mahal.

Sa pangkalahatan, ang mga korte ay hindi magsusuka sa pagtanggal ng mga rekord kung ito ay ginawa ayon sa isang mahusay na itinatag na patakaran at iskedyul - at kung ang kumpanya ay walang dahilan upang isipin na ito ay sued sa isang bagay na may kaugnayan sa mga rekord. "Ang batas at korte ay nakikilala ang isang ligtas na silya para sa pagkawasak ng mga rekord ayon sa mga patakaran na naitatag na mabuti hangga't ang kumpanya ay hindi kasangkot sa o anticipating litigasyon," sabi ni Curtis.

Gayunpaman, ang patakarang iyon ay dapat na tumpak at sinusunod ang liham, idinagdag niya. Kung tinatanong ang kagawaran ng IT kung gaano kadalas pinaialis nito ang lumang e-mail ng isang tao, "hindi sapat ang mga generalisasyon," ang sabi niya. "Dapat na eksakto." Sa mga kumpanya na madalas na inakusahan, tulad ng mga financial services firms, maaaring kailanganin ng IT na mag-ehersisyo ang mga patakaran sa pagpapanatili sa pakikipagtulungan sa mga abogado ng kumpanya, sabi niya.

Ang pagtuklas ng E ay kung saan ang mga pinakahusay na plano para sa pagpindot sa sa data, pagsunod sa mga regulasyon, at unti-unting paglilinis na ito ay maaaring dashed lahat, sabi ng EMC's Cohen. Halimbawa, ang isang kumpanya ay maaaring magkaroon ng isang tatlong taon na purging cycle upang sumunod sa mga batas na humihiling ng tatlong taon ng pagpapanatili. Kung ang isang kaso ay dumating at ang ilang mga dokumento ay dapat na ilagay sa legal na hold - na tumatagal walang katiyakan - isang kumpanya ay dapat na maaaring paghiwalayin ang mga mula sa iba pa upang maaari itong magpatuloy sa kanyang purging patakaran. "Kung hindi mo maibukod kung ano ang legal na hold, hindi ka makakakuha ng hanggang sa tatlong taon," sabi ni Cohen.

Ang lahat ng mga pangunahing nag-aalok ng archive ay nag-aalok ng mga tool na pangako na hawakan ang ganoong segregasyon upang mapanatiling malinis ang impormasyon na hindi napapailalim sa e-discovery. Ang mga ito ay hindi maaaring magkamali, ngunit karamihan ay maaaring suriin ang kanilang sariling gawain, sabi ng ESG's Babineau. Halimbawa, ang isang administrator ay maaaring magpatakbo ng pagtatasa ng higit sa isang beses at ang software ay maghatid ng isang ulat sa anumang mga pagkakaiba sa mga resulta.

Paano mag-isip tungkol sa storage hardware at software

Kapag ang mga negosyo ay may korte ang kanilang backup, pagpapanatili, at mga estratehiya sa e-discovery at mga patakaran, maaari nilang simulan ang pagsisiyasat ng mga produkto, sabi ng analyst ng Ovum na si Tim Stammers. Sa paggawa ng mga pagtasa ng produkto, dapat nilang alamin muna kung gaano kabilis ang aktwal na pagtaas ng kanilang sariling mga pangangailangan sa imbakan. Bukod pa rito, dapat nilang tandaan na ang mga presyo ng imbakan ay bumabagsak, kaya hindi gaanong mahalaga ang makabili ng higit pa kaysa sa kasalukuyang kailangan nila. Gayundin, dapat silang tumingin sa isang estratehiya na may kinalaman sa data deduplication, na nag-aalis ng mga karaniwang elemento ng mga dokumento na mayroon maraming mga kopya at maaaring kapansin-pansing kunin ang halaga ng kapasidad na kailangan nila, Stammers notes. At dapat isaalang-alang ang mga alternatibo sa in-house storage, tulad ng cloud storage, na maaaring mas matipid. Kahit na ang mga disk ay makakakuha ng mas mura sa paglipas ng panahon, ang mga kawani sa loob ng bahay na pamahalaan ang mga ito ay hindi, Itinuturo ng Stammers.

Ang mga kumpanya na hindi nakakaluho sa pamamagitan ng mga ganitong uri ng mga katanungan o sinusuri ang kanilang mga patakaran sa pagpapanatili ay maaaring gumawa ng maling pagpili at pagtatapos up na pamumuhunan sa mas maraming imbakan kaysa sa kailangan nila, sabi ni Babineau.