Maging Mas Produktibo sa Microsoft Outlook

Depende ka ba sa Microsoft Outlook para sa iyong mga e-mail at pag-iiskedyul ng mga pangangailangan? Nasisiyahan ka ba sa e-mail client? Bueno, sumali sa club - libu-libong mga gumagamit ng Outlook ang nagluluto sa Microsoft para sa mga pagpapabuti sa susunod na bersyon. Ngunit sa linggong ito ay hindi lamang magreklamo tungkol sa Outlook; Narito ako upang sabihin sa iyo kung paano gawin itong mas mahusay. Magbasa para sa mga tip at tool na gagawing mas produktibo ka, ngayon.

I-off ang Mga Alerto sa Bagong Mensahe sa Outlook

Maghintay, nabasa mo ba ang tama? I-off ang mga alertong iyong na-got-mail sa Outlook? Bakit sa Earth gusto mong gawin iyon? Sa isang salita: pagiging produktibo.

Isipin ito: Ang mga bagong mensahe ay patuloy na dumadaloy sa iyong inbox, at sa pamamagitan ng default na mga alerto sa Outlook sa bawat mensahe.

Iyon ay hindi magkano ang pagkakaiba sa isang co-worker na lumalabas sa kanyang ulo ang iyong opisina tuwing limang minuto upang magtanong. Pag-usapan ang mga pagkagambala ng mga produktibo-pagpatay!

Dahil dito, baka gusto mong subukan ang buhay nang walang mga alerto. Ang pag-disable sa mga ito ay mas madali kaysa sa iyong iniisip:

1. Piliin ang Tools, Opsyon, at i-click ang Opsyon ng E-mail.
2. I-click ang Mga Advanced na Opsyon sa E-Mail. ang kahon sa tabi ng "Play a sound."
3. Alisan ng tsek ang kahon sa tabi ng "Palitan nang maikli ang cursor ng mouse."
4. Uncheck ang kahon sa tabi ng "Ipakita ang isang icon ng sobre sa lugar ng notification."
5. Uncheck
6. Ang Outlook ay patuloy na kukuha (o tumanggap) ng bagong mail sa mga regular na naka-iskedyul na mga agwat, ngunit walang anumang mga karaniwang pagkagambala
7. Sa ibang salita, maaari mong suriin ang iyong inbox sa iyong iskedyul, hindi sa Outlook.

Baguhin ang Subject Lines ng naka-archive Outlook E-Mail

Tingnan natin ang isa pang e-mail na pagkagumon: Mga linya ng paksa na hindi na tumutugma sa nilalaman ng mensahe.

Ipagpalagay, halimbawa, ikaw at ang ilang mga katrabaho ay nagsimulang makipagpalitan ng mga e-mail tungkol sa picnic ng kumpanya. Sa isang lugar sa kahabaan ng paraan, ang pag-uusap ay nagbabago sa mga pagtataya ng mga benta, kung saan ang isang tao ay tumapos sa ilang mga bagong figure. Ngayon ay isang e-mail na nais mong panatilihin para sa pagtukoy sa hinaharap.

Isang problema lamang: Ang linya ng paksa ay nagbabasa pa rin ng "picnic ng kumpanya." Iyon ay hindi partikular na makatutulong kapag pumunta ka naghahanap ng isang mensahe tungkol sa mga numero ng benta.

Sa kabutihang palad, ang Outlook ay may nakatagong tampok na nagbibigay-daan sa iyo na i-edit ang linya ng paksa ng e-mail. Narito kung paano:

Sa Outlook, buksan ang e-mail na pinag-uusapan (Hindi mo magagawa ito sa mga preview ng mensahe; kailangan mong i-double-click ang mensahe upang buksan ito sa isang bagong window.)

1. I-edit ang paksa ayon sa nakikita mong magkasya.
2. Pindutin ang Enter, pagkatapos ay tanggapin ang anumang babalang Outlook ay nagbibigay sa iyo.
3. Iyan na! Ngayon ay maaari mong i-file ang e-mail na may mas angkop - at makikilala sa isang sulyap - linya ng paksa.
4. Gumamit ng Outlook upang I-access ang iyong Twitter Account

Kung gumagamit ka ng Outlook upang pamahalaan ang iyong mga contact, kalendaryo, e-mail, at iba pa, bakit hindi mo ito gamitin para sa Twitter? Iyon ang ideya sa likod ng TwInbox, isang libreng plug-in na nagdaragdag ng isang toolbar ng Twitter sa Outlook.

Sa sandaling naka-install, TwInbox ay nagdaragdag ng isang bagong folder sa iyong inbox. (Maaari rin itong lumikha ng mga indibidwal na folder para sa bawat nagpadala, na maaaring makatutulong mula sa isang pangsamahang pananaw - maliban kung sumunod ka ng maraming tao.)

Mula doon ipagkakaloob mo lamang ang iyong Twitter user name at password, at presto: Nakukuha nito ang lahat ang mga tweet mula sa iyong account at hinahayaan kang basahin ang mga ito tulad ng iyong pagbasa ng e-mail.

Isang pag-click ng toolbar ang kailangan upang ipadala ang iyong sariling update, magpadala ng direktang mensahe, tumugon sa isang mensahe, o retweet isang bagay. Ang TwInbox cleverly auto-shortens ang mahabang mga URL sa pamamagitan ng TinyURL.

Ang toolbar ay nagpapakita rin sa iyo ng isang preview ng mga bagong tweet nang dumating sila, na nagse-save sa iyo upang lumipat sa folder ng tweet tuwing nais mong suriin ang mga update. maikling, TwInbox ay isang kakila-kilabot na maliit na tool, at isang dapat-may para sa anumang mga gumagamit ng Twitter na mapagmahal sa Outlook. Gusto ko na maaari itong pangasiwaan ang higit sa isang account sa Twitter, ngunit hindi ko maaaring magtaltalan sa presyo: TwInbox ay libre.

Magdagdag ng Spell-Checker sa Outlook Express

Reader Karl ay nangangailangan ng tulong sa kanyang spelling. Sa partikular, kailangan niya ng isang spell-checker para sa Outlook Express, dahil ang paraan na ginagamit niya ngayon ay ang tunay na kahulugan ng "abala."

Karl sabi ni composes ng mga bagong mensahe sa WordPerfect, spell-checks doon doon, pagkatapos ay i-export ang teksto para sa import sa Outlook Express. Grabe iyan! (Seryoso, Karl, kailanman narinig ng kopya at i-paste?)

Sa kabutihang palad, ang pamamaraan na ito ng abala ay maaaring magtapos sa ngayon. Ang unang pagpipilian ay mag-install ng isang spell-checker ng third-party, tulad ng aptly na pinangalanang Spell Checker para sa OE. (Kahit na sinasabi ng aming pahina ng pag-download na ito ay shareware, sinasabi ng pahina ng produkto ng may-akda ang add-in ay libre.)

Ngunit sa halip na, inirerekomenda ko ang pag-upgrade sa Windows Live Mail. Ang libreng kapalit na OE mula sa Microsoft ay nag-aalok ng mas pinahusay na interface at ilang mga kinakailangang mga bagong tampok, kabilang ang dynamic na paghahanap (lumilitaw ang mga resulta habang nagta-type ka), spam filtering, at isang kalendaryo na maaaring i-sync sa iyong online na Windows Live na kalendaryo. Mayroon din itong spell-checker, masyadong.

Ito ay gumagana sa Outlook 2003 at 2007; Hindi ako sigurado tungkol sa mga naunang bersyon.

Isinulat ni Rick Broida ang walang problema na PC World PC na blog. Mag-sign up upang ma-e-mail sa iyo ang newsletter ni Rick

bawat linggo.