Mga Estratehiya sa E-mail: Mga Attachment, Subject Lines

Mga Tao: Ito ay 2009. Ang e-mail ay hindi isang bagong kababalaghan. Bilang isang planeta, kami ay nasa ito para sa ilang mga dekada ngayon. Mayroon din kaming mga tuntunin sa tuntunin ng magandang asal sa paksa (tulad ng "Etiheta Etiquette: Mga Tip para sa Home at Work" at "Etiquette Etiquette" halimbawa). At may ilang iba pa-napaka-matalino-ako-sigurado na mga tao ay hindi pa rin pinagkadalubhasaan ang mga pangunahing kaalaman. Tulad ng pagsulat ng isang epektibong linya ng paksa.

Halimbawa, kamakailan lamang ay nakatanggap ako ng isang e-mail na may paksang ito: "Mula sa Joe User." (Binago ang mga pangalan upang protektahan ang, mali, mali).

Um, Joe? Alam ko na ito ay mula sa iyo. Sinasabi nito kaya doon mismo sa From field. Ang hindi ko alam kung ano ang tungkol sa iyong e-mail o kung bakit dapat kong basahin ito.

[Karagdagang pagbabasa: Ang iyong bagong PC ay nangangailangan ng mga 15 libreng, mahusay na mga programa]

Isa pang mensahe ang dumating sa paksa, " HASSLE. " Muli, walang masyadong nakapapaliwanag doon. Kailangan mo ba ng tulong sa pag-solve ng isang abala o sinusulat mo ba sa abala sa akin? Mayroon akong marami sa huli na, salamat.

Sa tingin ko ang pinakamalalang mga nagkasala ay mga tao na hindi maaaring magulo upang magsulat ng isang linya ng paksa sa lahat. Tulad ng pagkuha ng kakatok sa pintuan, tinitingnan ang peephole, at nakikita ang walang isa sa kabilang panig. Hulaan na hindi ko na kailangang buksan ito!

Ngayon, trabaho ko na basahin ang iyong mail, at gagawin ko ito, maligaya. (Aba, hindi ko masagot ang lahat ng ito, subalit sinusubukan kong sagutin ang mga tanong dito kapag maaari ko.) Ngunit kung umaasa ka para sa pinakamahusay na posibleng sagot mula sa anumang e-mail na iyong ipapadala, mahalaga na alagaan ang iyong linya ng paksa.

Sa madaling salita, gawing maikli ngunit nagbibigay-kaalaman. Kung sumusulat ka sa Hassle-Free PC, halimbawa, magbigay ng isang mabilis na paglalarawan ng iyong problema. Ang isang mahusay na halimbawa: "Ang computer ay hindi nakakikilala ng mga drive ng DVD / CD-ROM."

Tandaan, ang linya ng paksa ng iyong e-mail ay ang unang bagay na nakikita ng tatanggap. Dapat itong isang maliit na buod ng kung ano ang nasa katawan ng e-mail.

Tatlong Paraan upang Iwasan ang Nakalimutang mga Attachment

Dahil perpekto ako sa lahat ng paraan, hindi ko kailanman nakalimutan na maglakip ng isang file sa isang e-mail. Ngunit ako ay nasa pagtanggap na dulo, at walang pinapansin ang pakiramdam ng higit na kagalingan na nagmumula sa pagsulat ng sagot na ito: "Nakalimutan mo ang attachment, doofus!"

Upang maiwasan ang tulad ng smackdowns ng e-mail, isaalang-alang ang pag-install ng isang plug- sa mga alerto na nakalimutan mo ang mga attachment (ang digital na katumbas ng pagpapakita sa pinto ng isang tao nang walang anumang pantalon).

Mga tool na ito i-scan ang iyong mga papalabas na mensahe para sa mga keyword tulad ng "file," "naka-attach," at "attachment." Kung nakita nila ang gayong salita ngunit walang nakalakip, makakakuha ka ng isang alerto - sa gayon ay nagbibigay-daan sa iyo upang ilakip ang nilalayong file at maiwasan ang kahihiyan sa hinaharap.

Maaaring kunin ng mga gumagamit ng Outlook 2007 ang Nawawalang Attachment na PowerToy, o ang mas matatag Nakalimutan ang Attachment Detector (na sumusuporta sa mga pasadyang mga keyword at maaari ring balaan ka tungkol sa mga blangko ng mga linya ng paksa).

Kung gumagamit ka ng isang naunang bersyon ng Outlook, subukan Attached4Sure - Sinusuportahan nito ang lahat ng mga bersyon na itinayo noong 2002.

balita ng lahat? Ang bawat solong plug-in na nabanggit ko ay libre.

Isinulat ni Rick Broida ang PC World's Hassle-Free PC blog. Mag-sign up upang ma-e-mail sa iyo ang newsletter ni Rick bawat linggo.