Paano I-lock ang Data sa Iyong Mga Apps

Ang iyong pang-araw-araw na mga application sa opisina ay nagtatabi ng higit pang nakatagong impormasyon sa mga dokumento na iyong nililikha at gumagana kaysa sa maaari mong malaman.

Nakatagong Data sa Iyong Mga Dokumento

Ang tool ng Nakatagong Data ng Microsoft ay nabubuhay sa pangalan nito na may mas lumang mga dokumento ng Office.

Bakit Dapat Mong Pangasiwaan: Sitwasyon:

Ikaw ang accountant para sa isang kumpanya na ang board of directors ay humiling sa iyo na magbigay ng isang executive buod ng mga paggasta at kita - isang gawain na nangangailangan sa iyo upang makipagtulungan sa ilang mga tao. Ang draft ng iyong ulat - na nakasulat sa Microsoft Word - ay nagbabago ng mga kamay sa loob ng ilang araw habang ang iba't ibang mga kalahok ay nagpasok ng mga tala, mga tanong, at maaaring kahit na ilang impolitiko na mga paghihirap. [Karagdagang pagbabasa: Paano tanggalin ang malware mula sa iyong Windows PC]

Nililinis mo ang dokumento bago isumite ito sa board, ngunit ang komento "Talaga bang inasahan nila ang mga tao na bumili ng crap na ito?" (kasama ang pangalan ng taong nagdagdag nito, at ang oras at petsa ng paglikha nito) ay hindi nawala - ito ay simpleng pagtatago.

Kabilang sa mga uri ng metadata na ang mga spreadsheet, mga dokumento ng Word, at PowerPoint na mga presentasyon ay maaaring panatilihin sa nakatagong (ngunit madali natuklasan) form ay ang pangalan at mga inisyal ng sinuman na kailanman nakasulat o na-edit ang dokumento; template data; mga pagbabago sa dokumento; pag-edit ng mga komento; ang pangalan ng iyong computer, ang kumpanya na lumilitaw ang pangalan sa impormasyon ng lisensya para sa iyong kopya ng Microsoft Office, at ang pangalan ng hard drive o server kung saan mo nai-save ang dokumento.

Naka-embed na impormasyon tulad ng mga pangalan ng file ng server o mga pangalan ng user - na kadalasang nakakakuha ng recycled bilang mga kredensyal ng pag-log-in - gumawa ng pagnanakaw ng data na mas madali para sa isang corporate na ispya. Kung hindi mo mai-publish ang mga detalye ng panloob na network ng iyong kumpanya para makita ng buong mundo, bakit mo bibigyan ng mga piraso ng impormasyong iyon na naka-embed sa mga dokumento na iyong ginawa para sa Web? Ang ilan sa impormasyong ito ay madaling magagamit, habang ang pagkuha ng iba pang mga bahagi mula sa dokumento ay maaaring magsama ng paggamit ng binary-level na mga editor ng file.

Fix:

Para sa Opisina XP at 2003, maaari mong i-download ang tool na Alisin ang Nakatagong Data ng Microsoft. Para sa mga dokumento ng Office 2007, maaari mong gamitin ang command ng Dokumento inspector upang tingnan at (opsyonal) tanggalin ang mga hindi gustong mga natirang metadata mula sa Word, Excel, at PowerPoint file. Hindi Matagumpay Redaction

Bakit Dapat Mong Pangasiwaan:

Pinapayagan ang sensitibong pribado Ang data upang maabot ang publiko sa pamamagitan ng kawalang-ingat ay nagpapakita ng masama sa iyo. Sitwasyon:

Ang mga akademya, mga medikal na mananaliksik, at mga korte ng batas kung minsan ay kailangang mag-publish ng mga bersyon ng kanilang mga pribadong tala sa pananaliksik, data, o mga ulat para sa pampublikong konsumo. Kapag ang mga dokumentong ito ay naglalaman ng mga sensitibong personal na impormasyon - mga pangalan, mga numero ng Social Security, mga address ng kalye, at mga numero ng telepono - kadalasang mas madali na i-redact, o cover up, ang mga bahagi ng dokumento, sa halip na baguhin ang orihinal na file. Ang mga itim na bar na sumasaklaw sa mga pangalan ng mga tao, lokasyon, at mga petsa sa mga naka-print na dokumento ay sapat para sa isang ulat ng papel, ngunit ang mga digital na dokumento ay isa pang bagay. Nagkaroon ng mataas na profile na mga pagkakataon kung saan ang mga ikatlong partido ay madaling natuklasan na diumano'y nagpapalabas ng impormasyon dahil ang taong nagtatrabaho sa dokumento ay hindi alam na ang sinuman na may buong bersyon ng Adobe Acrobat ay maaaring alisin ang isang itim na bar na ipininta sa teksto sa isang PDF file. Kung kailangan mong mag-release ng impormasyon sa publiko nang hindi isisiwalat ang mga sensitibong detalye, dapat mong alagaan na ang mga redaksiyong ginawa mo ay hindi maibabalik. Pag-aayos:

NASA ay may pinakamalinaw na mga tagubilin sa online na nagpapaliwanag sa proseso. Sa mga dokumento ng Word, madaling i-save ang isang bagong kopya ng file na balak mong i-redact: Gawing matiyak na ang Mode ng Pagbabago ay naka-off, at pagkatapos ay i-type ang teksto sa teksto na kailangan mong i-redact. Upang i-redact ang nilalaman sa mga PDF file, dapat mong gamitin ang third-party na plug-in (tulad ng utility na Redax Utilities ng Apple) o masakop ang text na may itim na bar sa PDF file, i-convert ang PDF sa isang TIFF na imahe, at pagkatapos ay i-reconvert ang TIFF sa isang PDF. Ang tanging downside ay nawala ang mga mambabasa ng kakayahang maghanap ng teksto sa isang PDF na na-convert sa ganitong paraan.