Ang paperless office ay patuloy na nakakakain sa amin

Dahil ang bukang-liwayway ng mga personal na computer ay nagkaroon ng mga hula ng isang lahat-ng-digital na hinaharap kung saan ang papel ay maliit ngunit isang malayong memorya. Pagkaraan ng mga dekada, tila ginawa namin ang progreso patungo sa "paperless office," ngunit ang paunang Utopian ay malayo pa rin.

Adobe, na bumili ng digital signature kumpanya na Echosign noong 2011, ay nagsagawa ng isang pag-aaral upang malaman kung paano ang mga bagay ay sumusulong sa daan patungo sa ating lahat-ng-digital na mga dokumento sa hinaharap. Ang pag-aaral ay batay sa mga datos na natipon mula sa isang online na survey sa 1051 mga tagapamahala ng U.S. na naglilinaw, nagpapadala o nag-sign ng mga kontrata at kasunduan sa maliliit, daluyan at malalaking kumpanya.

Ang ulat, "Paper: Isang endangered species?" uncovers some interesting results. Higit sa kalahati ng mga respondent, 51 porsiyento, ay naniniwala na ang digital na daloy ng trabaho ay gumagawa ng mas madali ang pag-file at pamamahala ng mga dokumento, at 61 porsiyento ang nagsasabi na ang paggawa ng mga digital ay nagpaputol ng mga gastos. Halos isang ikatlo kahit na nararamdaman na ang digital workflow ay nagbibigay sa kanila ng isang gilid at tumutulong sa kanila na manalo ng negosyo.

Makatarungang sapat. Sa pagtingin sa infographic mula sa Adobe, ang mga numerong ito ay nakahilig sa tamang direksyon-kahit na hindi masidhi ang inaasahan ko pagkatapos ng mga dekada ng pangako ng isang paperless office. Pagkatapos, nakakakuha kami ng mga kontrata. Ang mga resulta ng survey ay halos unanimous (98

Adobe infographic ay nagpapakita ng mga resulta mula sa pag-aaral.

porsiyento) na ang aktwal na mga kontrata o mga legal na dokumento ay tapos pa rin gamit ang papel-kahit na halos ikaapat na apat na sa tingin ng buhay ay magiging mas madali kung ang mga kontrata ay tapos na digital.

Bilang isang malayang trabahador analyst at consultant maaari kong ibenta ang katotohanan na ang karamihan sa mga kumpanya ay umaasa pa sa papel. Ako ay nasa magkabilang panig ng paper-vs.-digital divide, at masasabi ko mula sa karanasan na ang mga digital na kontrata ay mas epektibo.) Ang aktwal na kontrata o legal na mga dokumento ay tapos pa rin gamit ang papel, kahit na halos tatlong mas madali ang buhay kung ang mga kontrata ay tapos na sa digital.

Karaniwan, kapag sumasang-ayon akong magtrabaho sa isang kliyente, nagpapadala ako ng ilang draft na wika upang gamitin bilang isang kontrata. Pagkatapos ay pinunan ng kliyente ang anumang nawawalang mga detalye, at ipinapadala ang dokumento pabalik-pangkalahatan sa anyo ng isang PDF file. Pagkatapos ay dapat kong i-print ang PDF file upang maaari kong lagdaan ito, at i-scan ang naka-sign na dokumento upang maibalik ko ito sa client. Pagkatapos, dapat i-print ng kliyente ang aking naka-sign na bersyon, at lagdaan ang mga ito upang ma-scan nila ito at ibalik ang nakumpletong kontrata sa akin. Ito ay isang nakakapagod na proseso na nag-aaksaya ng papel sa magkabilang dulo.

Nagtrabaho din ako sa mga kliyente na gumagamit ng tool sa digital na lagda. Nakatanggap ako ng isang email na may isang link upang "mag-sign" ang dokumento. Nilagdaan ko ang kontrata ng digital, at kami ay tapos na at handang gumawa ng negosyo. Walang muss, walang pag-aalala, at walang nasayang na papel.

Ang mga bangko ay isa sa pinakamasamang nagkasala. Kapag binili ko ang aking kotse, at kapag binili ko ang aking bahay may mga reams ng papel na ginamit. Gusto pa rin nilang gamitin ang ilang mga bagay na luma na tinatawag na fax machine (tingnan ito sa Wikipedia). Nagpasya ako at pumirma ng sapat na papel upang ibagsak ang isang maliit na kagubatan upang makumpleto ang mga transaksyon.

Paperless office? Kami ay gumawa ng mabagal na pag-unlad patungo sa layuning iyon, ngunit malayo kami mula sa pagkamit ng Utopian pipe dream.