Paperless Office Solution Rescues Service Ambulance

Kapag ang unang tagatugon sa Georgia- nakabase sa National EMS na nakatuon sa trabaho, iniligtas nila ang buhay. Gumagawa rin sila ng isang bundok ng mga gawaing papel, na dapat na tumpak na pinamamahalaan at ligtas na nakaimbak sa pinakamababang pitong taon. Ang imbakan ng lahat ng mga dokumentong ito ay isang napakalaking gawain, na nangangailangan ng kumpanya na gumamit ng isang malaking puwang ng warehouse upang itabi ang lahat ng ito. At ang mga oras ng paggawa ay nasayang sa pag-iimbak at pamamahala ng lahat, at pagkuha ng mga dokumento kung kinakailangan, napakalaki ng 12-tauhan ng kawani ng tanggapan.

Upang makuha ang lahat ng mga papeles na ito sa ilalim ng kontrol, ang National EMS ay tinatawag na Computer Troubleshooters NRD. Sinusuri namin ang kasalukuyang imprastraktura ng kumpanya at nagmula sa isang solusyon na nagpapadali sa proseso ng pamamahala ng lahat ng dokumentasyong ito habang tinutugunan ang mahigpit na mga kinakailangan ng Batas sa Pagkapribado at Portability ng Kalusugan at iba pang mga regulasyon ng pamahalaan.

Overload ng Dokumento

Hanggang tinawag sila sa amin, ang National EMS ay nagtatrabaho sa mga kahon ng file at malalaking file cabinet. Ang isang silid ng file na may anim na vertical cabinet file ay ginamit upang mag-imbak ng mga file, at bawat pares ng mga buwan ang mga cabinets ay punuin. Sa puntong iyon, ang mga file ay ililipat sa pang-matagalang imbakan ng warehouse, kung saan sila ay umupo nang pitong taon.

[Karagdagang pagbabasa: Pinakamahusay na mga kahon ng NAS para sa streaming ng media at backup]

Gayundin, dahil ang kumpanya ay nakikipagtulungan sa Medicare at Medicaid, sila kailangang gumawa ng maramihang mga kopya ng mga dokumento para sa paggamit sa maramihang mga file. Ilang dosenang beses sa isang araw, kailangang mag-pull ang mga empleyado ng mga umiiral na file mula sa imbakan, na tumatagal ng mga 15 minuto upang makakuha ng up, pumunta sa file room, hanapin ang file, pull ito, at bumalik sa kanilang desk. Kinakalkula namin na sila ay nag-aaksaya ng katumbas ng dalawang mga empleyado ng full-time na kumukuha ng mga file araw-araw.

Nakarating kami ng isang plano upang ihinto ang lahat ng papel na ito na shuffling at gawing simple ang daloy ng trabaho ng kumpanya, hiwa ng mga gastos sa paggawa, at pagbutihin ang kahusayan. > Ang mas matalinong Pamamahala ng Dokumento

Ang unang bagay na kailangan nating gawin ay alisin ang pag-uumasa ng kumpanya sa mga cabinet at papel ng file. Upang i-digitize ang lahat ng mga gawaing isinusulat, na-install namin ang Kodak double-sided na scanner sa kumain ng sheet. Ang lahat ng mga tauhan ng pagsingil ay may sariling scanner sa kanilang mga mesa, at ang dalawang mas malaking Kodak i1220 scanner ay ngayon na matatagpuan sa gitna para sa pangkaraniwang paggamit. Ang mga remote na manggagawa ay magkakaroon ng mga mas maliit na scanner, pati na rin, at i-scan nang direkta sa server mula sa malayo.

Sa core ng aming solusyon, inilunsad namin ang Cabinet NG, isang sistema ng pamamahala ng dokumento upang tulungan silang alisin ang papel nang magkakasama habang nagbibigay isang ligtas, inuuri ng system na magpapahintulot sa kanila na mas madaling sumunod sa HIPAA at iba pang mga regulasyon. Nag-install kami ng isang server upang mahawakan ang pag-load na ito, dahil ang demand na ito ay masyadong mataas para sa umiiral na server ng kumpanya. Ang bagong server ay gumanap din ng papel ng terminal server upang ma-access ng remote na mga user ang sistema nang hindi nakakaranas ng anumang pagkaantala.

Kabinet NG ay may kakayahang magmanakaw ng impormasyon mula sa kanilang umiiral na sistema kaya inirerekomenda namin ang mga opsyon na synchronizer at retriever upang maisama ito sa kanilang mga umiiral na programa at imprastraktura. Sa ganitong paraan makakukuha nila ang mga file na kailangan nila para sa isang partikular na kliyente na kanilang hinila sa kanilang billing software nang hindi na kinakailangang maghanap para sa client na iyon sa CNG. Ang Synchronizer ay nagpapahintulot sa alinman sa isang onetime na pag-import o isang patuloy na pag-synchronise ng isang umiiral na database tulad ng sa kanilang billing software. Ang retriever ay nagpapahintulot sa kanila na mag-link ng Cabinet NG sa kanilang mga umiiral na programa o mga web application upang kapag nakakuha sila ng isang customer sa programang retriever na nakukuha ang mga dokumento sa CNG. Ito ay isang malaking kalamangan dahil pinapayagan ang mga ito na isama ang pamamahala ng dokumento sa kanilang mga umiiral na mga programa nang walang pag-upgrade o pagpapalit nito.

Inirerekomenda din namin na samantalahin nila ang mga function ng workflow ng CNG upang i-automate ang ilan sa kanilang mga mas karaniwang gawain. Gayunpaman ilipat nila ang papel sa paligid ng opisina ngayon ay maaaring gawin sa elektronikong paraan. Ang bagong daloy ng trabaho ay nagpapahintulot sa kanila na magsagawa ng mga mahahalagang gawain nang mabilis, tulad ng pagruruta ng lahat ng mga time sheet sa isang manager para sa pag-apruba at paggalaw ng mga buong folder sa isang partikular na tao para sa pagsusuri. Mga plano sa daloy ng trabaho sa hinaharap kasama ang pag-automate ng ilan sa kanilang paglikha ng dokumento at awtomatikong pagruruta sila sa taong kailangang aprubahan ang mga ito o i-edit ito sa susunod. Maaari kaming lumikha ng mga alerto at kundisyon para sa anumang dokumentong kailangan nila.

Upang panatilihing kontrolado ang mga gastos sa paglilisensya, nagrekomenda kami ng isang lisensya ng Cabinet NG 20 na upuan na may halo ng mga nagngangalang gumagamit at kasabay na lisensya ng gumagamit. Sa ganitong paraan maaaring italaga ang kasabay na lisensya sa maraming mga gumagamit, tulad ng mga na gumagana sa iba't ibang mga shift.

Ang Payoff

Ang pinakamalinaw na benepisyo ng aming solusyon ay ang National EMS ay maaaring magawa ang lahat ng papel na iyon at mga gastos na nauugnay sa pag-iimbak nito. Ang pagsunod sa HIPAA at iba pang mga regulasyon ay mas madali upang mapanatili, at mas madali upang masubaybayan. Sa pamamagitan ng pagbawas sa dami ng papel na kanilang ginagawa, kabilang ang pag-aalis ng mga high-volume na machine ng kopya na ginamit nila upang gumawa ng maramihang mga kopya para sa bawat file, ang kumpanya ay magse-save ng isang tinatayang $ 6,000 taun-taon.

National EMS ay makakakuha din ng halos 80 oras ng paggawa bawat linggo, dahil hindi na kailangan ng mga empleyado na mano-manong mag-file at makuha ang mga dokumento ng papel. Samantala, ang mga elektronikong tampok sa pagsubaybay sa CNG ay mapapahusay ang pananagutan ng manggagawa. Anumang mga dokumento ng papel na mayroon sila ay maaring ma-scan at magputolputol. Sa paglipas ng mga susunod na ilang taon, ang kumpanya ay maaaring unti-unti repurpose nito warehouse space bilang umiiral na mga archive maabot ang mga kinakailangan ng pitong-taon na panahon ng imbakan.

Matugunan ang mga pros

Doug Smith ay ang may-ari at proprietor ng Computer Troubleshooters NRD, isang Covington, kompanya na nakabatay sa Georgia na may higit sa 50 taon ng pinagsamang karanasan sa IT sa mga kawani. Magkasama, ang koponan ay mayroong higit sa 50 na pang-standard na sertipiko sa industriya, kabilang ang maraming MCSE. Makipag-ugnay sa kanila sa 404-477-1302 o sa pamamagitan ng kanilang Web site.

Para sa higit pang mga solusyon sa tech na pang-real mundo para sa mga maliliit at midsized na negosyo - kabilang ang mga serbisyo ng cloud, virtualization, at kumpletong network overhauls - tingnan ang PC World's Tech Audit.

Kung ikaw ay isang provider ng IT solusyon na naghahatid ng maliit sa midsize na negosyo sa merkado, at nais mong malaman kung paano ka makapag-ambag sa

PC World Tech Audit, magpadala ng mail sa [email protected]. Lagi kaming naghahanap ng higit pang mga mahuhusay na pros. Tech Audit

ay isinulat at ginawa sa pakikipagtulungan sa mga propesyonal sa IT sa larangan. Ang lahat ng mga rekomendasyon at opinyon na ipinahayag ay kumakatawan sa independyenteng paghatol ng mga may-akda at hindi kinakailangang sumalamin sa mga PC World o sa mga tauhang editoryal nito.