Paano lumikha at pamahalaan ang mga patakaran sa pananaw ng 365 webmail

Ang pamamahala ng mga email ay isang mahirap na gawain. Mula sa pagtugon sa mga email sa oras at pagdaragdag ng mga paalala sa mga mahahalagang email, maraming mga bagay na nagbubunyi para sa aming pansin. Gayundin, ang isang kawan ng mga spam email na nagkalat ng inbox ay nagdaragdag sa sakit ng ulo. Sa huli, ang isang hindi organisadong mailbox ay nagpapahirap na makahanap ng mahalagang email.

Oo, ang pamamahala ng email ay isang matigas na negosyo, ngunit salamat, maaari itong gawing mas simple sa pamamagitan ng mga patakaran. Sinusuportahan ng Outlook 365 Webmail ang iba't ibang mga patakaran na nagbibigay-daan sa iyo na ipasa ang mga email sa isang partikular na folder. Maaari mong diretso tanggalin ang mga email mula sa isang tiyak na nagpadala. Tunog cool, di ba?

Bago tayo magsimula, mabilis na tatakbo kung paano gumagana ang mga patakaran sa email.

Paano Gumagana ang Mga Panuntunan

Ang mga patakaran ay ang paraan upang makamit ang isang malinis at maayos na inbox. Ang isang tipikal na panuntunan ay binubuo ng isang trigger, isang aksyon, at isang pagbubukod. Kapag na-trigger ang panuntunan, nagtatakda ito ng isang pagkilos tulad ng pagtanggal ng email, idagdag ito sa isang folder, o ipasa ito sa isa pang account.

Pagdating sa mga patakaran, ang Outlook 365 ay may maraming mga pagpipilian, kapwa pagkilos, at kundisyon. Maaari kang tumugma sa paksa o pumili ng isang partikular na address o pumili ng kamay ng pangalan ng nagpadala.

At ang pinakamagandang bahagi ay maaari kang magdagdag ng maraming mga kundisyon na gusto mo. Ang kailangan mo lang gawin ay piliin ang tamang mga kondisyon.

Ang parehong ay totoo sa mga aksyon - ang mga pagpipilian ay higit. Kaya, ang kailangan mo lang gawin ay gawin ang panuntunan, piliin ang kondisyon para sa pagproseso ng mas maraming mga patakaran, at pagkatapos ay ang bingo!

Ngayon na naitatag namin kung paano gumagana ang mga patakaran tingnan natin kung paano lumikha ng mga ito.

Gayundin sa Gabay na Tech

Paano Ihinto ang Pagkuha ng Mga Email mula sa Twitter

Paano Gumawa ng Mga Batas sa Outlook 365

Hakbang 1: Buksan ang Outlook, at mag-click sa icon ng Mga Setting sa kanang sulok. Susunod, i-click ang Tingnan ang lahat ng Mga Setting ng Outlook sa ibaba.

Hakbang 2: Piliin ang Email mula sa kaliwang panel at pagkatapos ay pumili ng Mga Batas. Ngayon, mag-tap sa Magdagdag ng bagong pagpipilian ng mga patakaran, at magbigay ng pangalan sa iyong bagong panuntunan.

Kung pinipili mo ang mga kondisyon ng Mga Tao, kailangan mong ipasok ang tamang mga address. Tulad ng para sa mga paksa, kailangan mong magdagdag ng eksaktong mga keyword.

Hakbang 3: Kapag na-zero sa kondisyon, oras na upang idagdag ang pagkilos. Ang aksyon ay bumubuo kung ano ang nais mong gawin sa mga email na tumutugma sa mga kundisyon sa itaas.

Sa ngayon, hinahayaan ka ng Outlook 365 webmail na ipasa, Alisin, I-pin ang mga email, bukod sa marami pang iba.

Hakbang 4: Nais mo bang ang tuntunin ng email na hindi mag-trigger ng mga oras? Kung oo, mag-click sa Magdagdag ng isang pagbubukod at ipasok ang kinakailangang kondisyon.

Susunod, i-click ang I-save. Doon, lumikha ka ng isang patakaran ng email.

Tandaan: Hindi tulad ng ibang mga kliyente ng email tulad ng Gmail, ang isang bagong patakaran sa email ay nalalapat sa mga mensahe na natanggap pagkatapos malikha ang panuntunan. Hindi ito gagana sa mga lumang mensahe.

Gayundin sa Gabay na Tech

#email

Mag-click dito upang makita ang aming pahina ng mga artikulo sa email

Kailan Gumamit ng Stop Processing More Rule?

Maaaring napansin mo ang checkbox ng Stop Processing More Rule habang lumilikha ng mga patakaran. Naaangkop ang pagpipiliang iyon kung mayroon kang maraming mga patakaran sa iyong inbox na maaaring mag-aplay sa isang solong mensahe.

Halimbawa, sabihin nating mayroon kang isang panuntunan A na gumagalaw sa lahat ng mga newsletter mula sa sa isang folder na pinangalanang GT NL, at isa pang Rule B na nagpapasa ng lahat ng mga email na may keyword na 'Android' sa iyong pangalawang email account.

Sa sitwasyong ito, hindi mo nais na patakbuhin ang Rule B matapos matagumpay na maisagawa ang Rule A. Iyon ay kapag ang pagpipilian ng Stop Processing More Rules ay dumating sa larawan. Matapos matugunan nito ang isang tiyak na kondisyon, huminto ito ng mas maraming mga patakaran mula sa pagpapatupad.

Para rito, kailangan mong tiyakin na ang priyoridad ng mga patakaran ay itinakda nang naaayon, na makikita natin sa sumusunod na puntong.

Mga Patakaran sa Pag-edit at Pamamahala sa Outlook 365

Sa Outlook 365, ang mga patakaran ay tumatakbo ayon sa bawat order sa talahanayan. Sa kabutihang palad, ang order ay hindi permanente, at maaari mong baguhin ang priyoridad.

Upang gawin iyon, mag-click sa Mga arrow ng Up at Down. Upang mag-edit ng isang patakaran, mag-click sa icon na I-edit at gawin ang iyong mga pagbabago. Huwag kalimutan na i-save ang mga ito!

Mga Tip sa Bonus: Matalino ang Pamamahala ng mga Email

1. Mga Sweep ng Email

Ang sweep ay isa pang paraan sa isang mas malinis na inbox. Tulad ng Mga Panuntunan, hinahayaan ka ng isang ito na awtomatikong tanggalin ang lahat ng email mula sa isang partikular na nagpadala.

Hindi nito tatanggalin ang mga email. Maaari kang pumili upang alisin ang mga email o upang mapanatili ang pinakabagong email sa kadena.

Ang pagwawalis sa isang email ay napakadali. Buksan lamang ang mail na nakakagambala sa iyo, at i-tap ang icon ng Sweep sa tuktok.

Susunod, piliin ang mga pagpipilian mula sa drop-down. Ang pangalawa ay ang pinakamahusay na isa dahil awtomatikong lumilikha ito ng isang patakaran. Kapag tapos na, pindutin ang I-save.

Tandaan: Opsyon ng walisin sa Mga Ipadalang Mga Item, Mga draft, Junk Email at mga tinanggal na Mga folder ng item.

Gayundin sa Gabay na Tech

Nangungunang 15 Mga cool na Outlook para sa Mga Tip sa iOS na Gamitin Ito Tulad ng isang Pro

2. I-block ang Mga Nagpapadala at Mga domain

Bukod sa nasa itaas, maaari mong harangan ang ilang mga nagpadala at mga domain nang buo. Tumungo lamang sa seksyon ng Junk email, mag-click sa Idagdag at ipasok ang mga email address o ang domain name.

Kasabay nito, maaari ka ring magdagdag ng mga ligtas na nagpadala at mga domain. Tinitiyak ng pagpipiliang ito na ang mga mahahalagang email (o mga email mula sa mga mahahalagang tao) ay hindi nagtatapos sa folder ng basurahan.

Tapikin lamang ang Idagdag at idagdag ang pangalan ng domain o ang mga email address.

Kumusta, mas matalinong Inbox!

Well, iyon ay kung paano ka maaaring lumikha at pamahalaan ang mga patakaran, at panatilihing malinis ang iyong inbox mula sa lahat ng walang kabuluhan na kalat. Pagkatapos ng lahat, hindi namin kayang makaligtaan ang mga mahahalagang email, maaari ba natin?

Kung gumagamit ka ng anumang mga kagiliw-giliw na patakaran na nais mong ibahagi, banggitin ang mga ito sa seksyon ng mga komento sa ibaba.

Susunod up: Nais mong mapupuksa ang mga hindi gustong mga newsletter mula sa iyong mailbox? Ang sumusunod na post ay magpapakita sa iyo kung paano gawin iyon.