I-save ang Oras at Pera Gamit ang Mga Tool sa Online na Pagtitipon

Kung gusto mo ako, malamang na ikaw ay dumalo sa mga pulong sa negosyo. Subalit ang isang bilang ng mga kapaki-pakinabang na tool sa Internet na nakabuo ay lumitaw na makakatulong sa iskedyul ng workgroup at patakbuhin ang mga ito nang mas epektibo. Ang lahat ng mga tool dito gumagana sa loob ng mga pinaka-popular na mga browser ng Web, at karamihan sa mga ito ay magagamit nang libre o para sa medyo mababa ang buwanang bayad. Ang hamon ay nasa pag-unawa kung anong kasangkapan ang nababagay sa isang partikular na sitwasyon, dahil hindi lahat ng pagpupulong ay gaganapin sa ilalim ng parehong mga kalagayan.

I-sync ang Maramihang Mga Kalendaryo

Totoong ang mga pinaka-karaniwang sitwasyon ay yaong nais mong i-synchronize ang isang karaniwang kalendaryo, tulad ng sa pagitan ng isang PDA ng isang tao at sa kanilang desktop ng Microsoft Outlook, o sa pagitan ng kalendaryo ng isang boss at isang katulong. Maraming mga serbisyo ang maaaring gumawa ng pagbabahagi ng mga kalendaryo sa pagitan ng mga miyembro ng pangkat ng trabaho (o maging sa pagitan ng mga miyembro ng pamilya o mga kaibigan) na mas madali. Ang parehong Google Calendar at Yahoo Calendar ay nag-aalok ng libreng kalendaryo sync, at maraming iba pang mga produkto - kabilang ang Calgoo's Connect, MobileMe ng Apple at iTunes para sa mga computer nito at iPhone, NuevaSync, at SugarSync - gumagana sa parehong mga serbisyo. Maaari ring i-synchronise ng BusySync at Spanning Sync ang mga kalendaryo ng iCal ng Apple sa Google Calendar.

Ngunit ang mga serbisyong pag-sync na ito ay hindi palaging gumagana nang wasto. Ang bahagi ng problema ay ang paggamit ng karamihan sa mga online na kalendaryo at mga produkto ng pag-iiskedyul ng paggamit ng e-mail para sa abiso ng mga kaganapan at imbitasyon, at mahirap para sa iba't ibang mga programa sa kalendaryo upang makilala o kumilos sa gayong mga mensaheng e-mail sa anumang pare-parehong paraan. Ang isa pang isyu ay kung makakakuha ka ng isang e-mail mula sa programa ng kalendaryo na may isang naka-embed na URL, maaaring i-block ito ng iyong corporate antispam. At sa iba pang sitwasyon, ang dalawang tao sa dalawang magkaibang mga server ng Microsoft Exchange ay maaaring mag-iskedyul ng pangkaraniwang pagpupulong - posibleng i-upo ang parehong mga kalendaryo ng Exchange upang mag-synchronise sila sa parehong Google Calendar account, ngunit maaaring maging nakakalito. Ang isang potensyal na solusyon para sa huling problema ay ang paggamit sa MailShadow ng Cemaphore para sa Google Apps upang i-synchronise ang mga server ng Exchange sa Google Calendar; ang software ay nagkakahalaga ng $ 60 bawat e-mail account bawat taon.

[Karagdagang pagbabasa: Ang pinakamahusay na serbisyo sa streaming ng TV]

Isang bagay na mahusay ang ginagawa ng Google Calendar at Yahoo Calendar ay ang pagpapadala ng mga paalala ng e-mail tungkol sa umuulit mga pulong sa isang koleksyon ng mga address. Habang ikaw ay pumasok sa tamang mga address, ang function na ito ay gumagana nang maayos.

Hayaan ang Mga Kliyente I-set Up ang Appointments

Ang dashboard ng TimeDriver ay nagpapakita sa iyo ng katayuan ng iyong iba't ibang mga tipanan.

Paano kung nais mo ang iyong mga kliyente o sinumang iba pang tao hindi nagtatrabaho sa iyong kumpanya upang direktang mag-book ng iyong oras? Sa nakalipas na nakaraan, ang mga kalihim ng appointment ay namamahala sa kalendaryo ng boss at mag-set up ng mga oras ng pagpupulong na may lapis at papel. Ngayon ay maaari mong ituro ang mga kliyente at sa labas ng mga kasamahan sa self-service appointment scheduler Web site, tulad ng HourTown o TimeDriver. Ang mga site na ito ay maaaring magpakita ng libre at abala ng iyong mga tauhan, pati na rin ang natitirang oras na "imbentaryo" ay magagamit para sa mga appointment. Nagpapadala rin sila ng mga abiso sa e-mail, at hindi sila nangangailangan ng anumang espesyal na software na lampas sa isang Web browser upang kumpirmahin ang appointment. Maaari mong madaling ayusin ang iskedyul kapag ikaw ay pagpunta sa labas ng bayan o kung hindi man ay hindi magagamit, masyadong. Ang parehong mga serbisyo ay magagamit para sa isang makatwirang gastos: TimeDriver ay may libreng 90-araw na pagsubok at $ 30 sa isang taon pagkatapos noon; Nag-aalok ang HourTown ng tatlong magkakaibang mga plano, kabilang ang isang libre na nagbibigay-daan sa dalawang buwanang booking.

Magtakda ng isang Karaniwang Panahon ng Pagpupulong o isang Shift Schedule

Sa SetMeeting ito ay medyo madali upang ayusin ang isang pulong sa mga kalahok mula sa iba't ibang mga kumpanya. Paano ang isang sitwasyon kung saan nais mong ayusin ang isang karaniwang oras ng pagpupulong para sa mga taong nagmumula sa iba't ibang mga kumpanya? Ang isang organizer ng pagpupulong ay maaaring magpadala ng isang abiso sa e-mail na may isang serye ng mga posibleng bukas na mga oras, at hilingin sa bawat kalahok na suriin kung alin sa mga panahong iyon ang gumagana para sa kanila. Ngunit kung sakaling sinubukan mong ayusin ang ganitong uri ng pagpupulong, alam mo kung gaano kabilis mong ililibing sa ilalim ng lahat ng mga tugon ng e-mail.

Ang mga libreng serbisyo SetMeeting.com (mula sa Meeting Agent) at Doodle ay kapaki-pakinabang sa paggalang na ito. Ang pinakamalaking kahinaan ng SetMeeting.com ay na sa sandaling simulan mo ang proseso na hindi ka pinapayagan na baguhin ang lokasyon ng pulong nang walang pagkansela at simula sa simula. Ang Doodle, na kung saan ay mas sopistikadong at may mas kaunting mga tampok, ay talagang higit pa sa isang aparato ng botohan upang matulungan kang makahanap ng isang karaniwang oras;

Schedulefly kahit na may isang Facebook na application, upang maisama mo ang iyong kalendaryo sa paglilipat doon.

Ang isa pang sitwasyon ay maaaring may kinalaman, sabihin, ang isang malaking bilang ng mga shift worker o mga boluntaryo na ang mga magagamit na mga oras na nais mong coordinate. Bagaman ito ay hindi talagang isang isyu sa pag-iiskedyul ng pulong, maaari itong maging isang napapanahong gawaing-bahay kung susubukan mong harapin ito nang manu-mano o subukan na gumawa ng mga kaayusan sa pamamagitan ng maraming back-and-forth na e-mail. Ang mga bayad na serbisyo na Schedulefly at Shiftboard ay dinisenyo para sa layuning ito. Ang dating binuo para sa mga tauhan ng restaurant, habang ang huli ay orihinal na itinayo para sa merkado ng pangangalagang pangkalusugan. Parehong dahil pinalawak na ang kanilang pagtuon, at maaaring tumakbo sa anumang Web browser. Ang Schedulefly ay nagsisimula sa $ 20 sa isang buwan para sa hanggang 19 na gumagamit; Ang Shiftboard ay nagsisimula sa $ 50 sa isang buwan para sa limang natatanging mga log-in. Ang mga bayarin ay umabot sa mas malaking grupo. Ang Schedulefly ay may isang Facebook plug-in, masyadong, upang maaari mong coordinate at ipahayag ang mga oras ng paglilipat doon.

Ipadala ang Mga Alerto sa Paglalakbay sa Far-Flung Mga kasamahan

Ipinapakita ng pangunahing pahina ng Tripit ang iyong mga paparating na biyahe at kung sino ang naglalakbay malapit sa iyong lungsod.

Ang isang hindi pangkaraniwang serbisyo ay ibinibigay ng Tripit.com. Ang ideya sa likod ng Web site ay para sa iyo upang i-post ang iyong mga kaayusan sa paglalakbay at gamitin ang mga tampok nito sa social networking upang sabihin sa iyong mga kasamahan at mga kaibigan kapag dadalhin ka ng iyong mga paglalakbay sa kanilang kapitbahayan, o upang malaman kung sila ay nasa iyong leeg ng kakahuyan. Siyempre, ang pag-set up na iyon ay nangangahulugan ng pagpapadala ng higit pang mga paanyaya sa isa pang social network, at pagkuha ng maraming mga tao hangga't maaari (o hindi bababa sa mga nais mong makita nang harapan) upang sumali sa iyong Tripit circle. Ngunit sa sandaling mayroon ka ng iyong network ng mga kaibigan, ang pagbibigay-alam sa kanila ng iyong biyahe ay medyo madali: Ipinapasa mo lamang ang kumpirmasyon ng e-mail para sa iyong airline o hotel reservation sa isang espesyal na address ([email protected]), at ang site ay awtomatikong mai-parse ang impormasyon sa pagkumpirma, malaman kung sino ang naglalakbay, at mag-post ng iyong travel itinerary sa iyong network. Ang serbisyo ay libre din, at maaari itong isama sa iyong LinkedIn network upang hindi mo na kailangang i-assemble ang iyong network ng notification mula sa simula.

Tulad ng iyong nakikita, ang lahat ng uri ng mga serbisyo sa Web ay makakatulong sa iyong iskedyul at coordinate nang mas epektibo ang iyong mga pulong sa loob ng tao. Ngayon kung ang isang tao lamang ay makagawa ng isang serbisyo na maaaring mag-alis sa lahat ng tao na nagpapatakbo ka ng 10 minuto para sa iyong mga tipanan!